Alles over recruitment

Groei. Je hebt mooie plannen en bent op zoek naar de juiste mensen om die uit te voeren. Welkom in de wondere (en soms lastige) wereld van recruitment. Wat zijn de fijne kneepjes van dit vak?
Leestijd: 15 - 20 minuten

Alles over recruitment

Groei. Je hebt mooie plannen en bent op zoek naar de juiste mensen om die uit te voeren. Welkom in de wondere (en soms lastige) wereld van recruitment. Wat zijn de fijne kneepjes van dit vak?
Leestijd: 15 - 20 minuten

Jij gaat aan de slag met recruitment. En dat wil je succesvol doen. Of in ieder geval zo goed mogelijk. Het vinden van de juiste mensen kan knap lastig zijn. Van het bepalen van profielen en budgetten tot het selecteren en spreken van goede kandidaten. Op al deze vlakken kun je excelleren én helaas ook de mist in.

In deze blog delen wij een de basics van ons vak. Doe er je voordeel mee.

icon-cirkel-met-pijl-naar-rechts
Startpunt
icon-vacature-search
Zoeken
icon-vergrootglas-persoon
Werven
Selecteren
icon-proces
Sollicitatie
procedure
icon-met-palmboom
Arbeidscontract
icon-kantoor-met-persoon-ervoor
Starten in de job

Jij gaat aan de slag met recruitment. En dat wil je succesvol doen. Of in ieder geval zo goed mogelijk. Het vinden van de juiste mensen kan knap lastig zijn. Van het bepalen van profielen en budgetten tot het selecteren en spreken van goede kandidaten. Op al deze vlakken kun je excelleren én helaas ook de mist in.

In deze blog delen wij een de basics van ons vak. Doe er je voordeel mee.

icon-cirkel-met-pijl-naar-rechts
Startpunt
icon-vacature-search
Zoeken
icon-vergrootglas-persoon
Werven
Selecteren
icon-proces
Sollicitatieprocedure
icon-met-palmboom
Arbeidscontract
icon-kantoor-met-persoon-ervoor
Starten in de job

Startpunt

Wat heb je nodig?

Je gaat op zoek naar nieuw personeel. Goede mensen die je bedrijf vooruit helpen. Het liefst begin je gelijk met zoeken. De juiste persoon is niet in een keer gevonden. Sterker nog, het duurt gemiddeld 8 weken voor een nieuwe collega in zijn of haar functie start. Om niet achter de feiten aan te lopen, is het verstandig om eerst een plan te smeden. Voordat je gelijk uren investeert in het zoeken.

De grote vraag is: waar ga je naar op zoek? Om de juiste persoon te kunnen vinden, moet je eerst weten wie je zoekt. Wat je zoekt. Maar vooral: wat je nodig hebt. In het huidige team ontbreekt het misschien aan de kennis en/of vaardigheden om de beoogde groei te realiseren. Dat wat ontbreekt staat dus eigenlijk in de weg. Daar moet je vanaf.

Het aannemen van nieuw personeel begint dus bij de basis. Het team waar je op dit moment mee werkt. Welke spelers zitten er in het team? Wat zijn hun dagelijkse werkzaamheden? En, waar zijn ze goed in?

Noteer alles wat je te binnen schiet en bekijk dan het geheel. Nu je een bewust beeld gaat vormen van de skillsets van je medewerkers, krijg je steeds meer inzicht in de groep an sich. Wat je mist, is wat je nodig hebt. De juiste persoon voor de plek. Daar ga je dus naar op zoek.

 

Wat mag het kosten?

Nu je hebt bepaald wat je nodig hebt, is het tijd om te kijken of je wensen en verwachtingen realistisch zijn. Je wilt immers een nieuwe medewerker aannemen. Dat kost geld. Met welke kosten moet je rekening houden bij het aannemen van nieuw personeel?

Werving: de juiste persoon komt niet zomaar op je afgerend. Behalve als jullie 'employer brand' staat als een huis natuurlijk, maar dan behoor je in deze markt tot de happy few. In de werving zit potentieel enorme inspanning en veel kosten. Bijvoorbeeld: advertenties, betaalde partnerships met jobboards of cv-databases.

Website: een update van je website. Denk aan: het actualiseren van content, bijwerken van de werken-bij-pagina en evt. webdevelopment.

Tijdsinvestering werving: of je nu wel of niet de werving volledig voor eigen rekening neemt. Een tijdsinvestering maak je sowieso. Denk aan: het schrijven en plaatsen van vacatures , screenen van sollicitanten, contact met kandidaten, voeren van sollicitatiegesprekken en inrichten van verdere aannameprocedures.

Software/tooling: het (eventueel) gebruik van recruitment software? Denk aan: Applicant Tracking System-tool.

Assessment: laat je de kandidaten nog een assessment of test maken? Denk aan: evt. kosten voor tooling.

Financiële onderbouwing “nieuwe medewerker”

Het is ook goed om alvast na te denken over wat jouw nieuwe medewerker mag kosten. We hebben het dan niet alleen over salaris, maar bijvoorbeeld ook over zijn of haar werkplek en het rendement dat het nieuwe personeelslid moet opleveren.

Vind je lastig te bepalen wat normaal is? Of wat anderen bieden? Check dan even onderstaande links voor meer informatie. links externe parijen


Belang van een functieprofiel

Oké. Je grootste behoefte en het gewenste kostenplaatje zijn nu in beeld gebracht. Wie je mist en wat het mag kosten. Maar, een ‘administratief medewerker’ of ‘manusje-van-alles’ is te vaag. Laten we het concreet maken.

Wat is je doel? Je wilt iemand aannemen, maar waarom? Is het ter uitbreiding, vervanging of groei? Welke rol speelt deze persoon in de organisatie? Wat verwacht je dat hij of zij bijdraagt aan het resultaat?

Vragen die je vastlegt in het functieprofiel. Het functieprofiel is letterlijk een beschrijving van een functie. Het geeft duidelijkheid over de inhoud van een functie en de rol die een persoon speelt (of gaat spelen) binnen het team en de organisatie.

How-to: het functieprofiel

Ga je aan de slag met het functieprofiel? Tip van ons: neem je tijd. Focus je niet alleen op het hier en nu, maar bedenk ook welke rol deze persoon in de toekomst gaat spelen. Hoe zorgvuldiger je het functieprofiel nu invult, des te groter de kans is dat jij straks de juiste persoon voor de job weet te strikken.

Wat je in ieder geval wilt vastleggen is het volgende:

Functietitel

Type dienstverband

Doel van de functie: de grote lijnen van de functie

Rol binnen het team/organisatie

Targets en verantwoording

Profiel

Takenpakket

Hoe leuk we het ook vinden je er alles over te vertellen. Laten we je het net zo graag zien! Download hieronder het template voor het maken van een functieprofiel.

Heb je het functieprofiel rond? Mooi. Door naar de zoektocht. Wij wijzen je de weg.

Startpunt


Wat heb je nodig?

Je gaat op zoek naar nieuw personeel. Goede mensen die je bedrijf vooruit helpen. Het liefst begin je gelijk met zoeken. De juiste persoon is niet in een keer gevonden. Sterker nog, het duurt gemiddeld 8 weken voor een nieuwe collega in zijn of haar functie start. Om niet achter de feiten aan te lopen, is het verstandig om eerst een plan te smeden. Voordat je gelijk uren investeert in het zoeken.

De grote vraag is: waar ga je naar op zoek? Om de juiste persoon te kunnen vinden, moet je eerst weten wie je zoekt. Wat je zoekt. Maar vooral: wat je nodig hebt. In het huidige team ontbreekt het misschien aan de kennis en/of vaardigheden om de beoogde groei te realiseren. Dat wat ontbreekt staat dus eigenlijk in de weg. Daar moet je vanaf.

Het aannemen van nieuw personeel begint dus bij de basis. Het team waar je op dit moment mee werkt. Welke spelers zitten er in het team? Wat zijn hun dagelijkse werkzaamheden? En, waar zijn ze goed in?

Noteer alles wat je te binnen schiet en bekijk dan het geheel. Nu je een bewust beeld gaat vormen van de skillsets van je medewerkers, krijg je steeds meer inzicht in de groep an sich. Wat je mist, is wat je nodig hebt. De juiste persoon voor de plek. Daar ga je dus naar op zoek.

 

Wat mag het kosten?

Nu je hebt bepaald wat je nodig hebt, is het tijd om te kijken of je wensen en verwachtingen realistisch zijn. Je wilt immers een nieuwe medewerker aannemen. Dat kost geld. Met welke kosten moet je rekening houden bij het aannemen van nieuw personeel?

Werving: de juiste persoon komt niet zomaar op je afgerend. Behalve als jullie 'employer brand' staat als een huis natuurlijk, maar dan behoor je in deze markt tot de happy few. In de werving zit potentieel enorme inspanning en veel kosten. Bijvoorbeeld: advertenties, betaalde partnerships met jobboards of cv-databases.

Website: een update van je website. Denk aan: het actualiseren van content, bijwerken van de werken-bij-pagina en evt. webdevelopment.

Tijdsinvestering werving: of je nu wel of niet de werving volledig voor eigen rekening neemt. Een tijdsinvestering maak je sowieso. Denk aan: het schrijven en plaatsen van vacatures , screenen van sollicitanten, contact met kandidaten, voeren van sollicitatiegesprekken en inrichten van verdere aannameprocedures.

Software/tooling: het (eventueel) gebruik van recruitment software? Denk aan: Applicant Tracking System-tool.

Assessment: laat je de kandidaten nog een assessment of test maken? Denk aan: evt. kosten voor tooling.

Financiële onderbouwing “nieuwe medewerker”

Het is ook goed om alvast na te denken over wat jouw nieuwe medewerker mag kosten. We hebben het dan niet alleen over salaris, maar bijvoorbeeld ook over zijn of haar werkplek en het rendement dat het nieuwe personeelslid moet opleveren.

Vind je lastig te bepalen wat normaal is? Of wat anderen bieden? Check dan even onderstaande links voor meer informatie. links externe parijen


Belang van een functieprofiel

Oké. Je grootste behoefte en het gewenste kostenplaatje zijn nu in beeld gebracht. Wie je mist en wat het mag kosten. Maar, een ‘administratief medewerker’ of ‘manusje-van-alles’ is te vaag. Laten we het concreet maken.

Wat is je doel? Je wilt iemand aannemen, maar waarom? Is het ter uitbreiding, vervanging of groei? Welke rol speelt deze persoon in de organisatie? Wat verwacht je dat hij of zij bijdraagt aan het resultaat?

Vragen die je vastlegt in het functieprofiel. Het functieprofiel is letterlijk een beschrijving van een functie. Het geeft duidelijkheid over de inhoud van een functie en de rol die een persoon speelt (of gaat spelen) binnen het team en de organisatie.

How-to: het functieprofiel

Ga je aan de slag met het functieprofiel? Tip van ons: neem je tijd. Focus je niet alleen op het hier en nu, maar bedenk ook welke rol deze persoon in de toekomst gaat spelen. Hoe zorgvuldiger je het functieprofiel nu invult, des te groter de kans is dat jij straks de juiste persoon voor de job weet te strikken.

Wat je in ieder geval wilt vastleggen is het volgende:

Functietitel

Type dienstverband

Doel van de functie: de grote lijnen van de functie

Rol binnen het team/organisatie

Targets en verantwoording

Profiel

Takenpakket

Hoe leuk we het ook vinden je er alles over te vertellen. Laten we je het net zo graag zien! Download hieronder het template voor het maken van een functieprofiel.

Heb je het functieprofiel rond? Mooi. Door naar de zoektocht. Wij wijzen je de weg.

Zoeken

Op zoek naar de juiste persoon

Zoals eerder aangegeven is de arbeidsmarkt gespannen. De vraag naar personeel is vele malen groter dan het aanbod en dat heeft gevolgen voor elke werkgever die wilt groeien. Die ideale collega staat niet zomaar op de stoep. De grote vraag is dus: hoe ga je hem of haar vinden?

Het antwoord is eigenlijk heel simpel. Je moet zoeken waar je doelgroep zoekt. Klinkt lekker vaag. Dat vraagt om uitleg.

Je wilt een specifieke doelgroep aantrekken. En deze doelgroep zoekt op een eigen manier naar een job. Misschien kijken ze op LinkedIn. Zoeken ze actief op jobboards. Of is het de combinatie van beiden. Hoe dan ook, daar waar zij zijn is waar jij wilt zijn. En is de vraag dus eigenlijk niet hoe jij die persoon vindt, maar hoe hij of zij jou gaat vinden.

Dat begint bij het schrijven van een goede vacature.

Hoe schrijf je een goede vacature

Zie het schrijven van een goede vacature als een leuke uitdaging waarin je kan excelleren. Opvallen is de kunst. Hoe doe je dat?
Je moet het eigenlijk zo zien: een goede vacature is net als een vers broodje. Zodra je de geur ruikt, krijg je er zin in. Zelfs als je geen honger hebt. Zo werkt het ook met vacatures. Een goede vacature overtuigt iemand (die jouw bedrijf niet kent) ervan om bij jou te komen werken. Ook als hij of zij (nog) niet op zoek is naar een nieuwe baan.

Dat is de kracht van een goed geschreven vacature. De juiste persoon gaat zichzelf erin herkennen. Ziet zichzelf haast al op die lege stoel zitten. Het gaat niet om wat je schrijft, maar voor wie je het schrijft.

Maakt het jou niet uit of je nieuwe collega een mbo, hbo of wo-opleiding heeft gevolgd? En of die persoon parttime of fulltime gaat werken? Zorg dan dat je meerdere vacatures schrijft. Nu vraag je je misschien af waarom, maar het antwoord is heel simpel. De juiste persoon moet zich in jouw vacature herkennen. Wanneer jij een vacature uitzet voor een mbo, hbo of wo-functie is de kans groot dat iemand met een wo-diploma zich niet aangesproken voelt. Een mbo’er kan de functie per slot van rekening ook uitvoeren. Voorkom dit door meerdere versies van een vacature uit te zetten. 1 voor elk uniek profiel.

Waar zet je de vacature uit?

Je vacature is geschreven. Fijn! Nu nog gevonden worden. Daar zijn natuurlijk verschillende manieren voor. Wij leggen er meerderen aan je voor.

  1. Eigen website
    De eerste plek waar je een vacature wilt aanbieden is de eigen website van het bedrijf. De kans is groot dat een kandidaat jouw vacature vindt via een ander kanaal en vervolgens de website checkt om te zien wat het bedrijf doet. Dan wil je de vacature natuurlijk opnieuw aan hem of haar aanbieden. Daarbij geef je ook je medewerkers de kans om de vacature binnen hun eigen netwerk te delen.

  2. Jobboards
    Yes. Uit recent arbeidsmarktonderzoek blijkt dat jobboards worden gezien als het meest effectieve kanaal om een baan te vinden. Dit is voor de meeste werkzoekenden dus ook het startpunt van hun zoektocht.

  3. Social media
    Of je nu wel of niet vaardig bent met social media. Tools als Facebook, Instagram en LinkedIn helpen je een groter bereik te genereren. Is het niet zonder, dan wel tegen betaling. Veel mensen zijn niet actief op zoek naar een baan, maar wachten tot er een interessante vacature voorbij komt. Social media zijn ideaal om deze passief zoekenden te benaderen met jouw vacature.

Werven

Het belang van een sterke recruitmentstrategie

De werving van jouw nieuwe collega is gestart. Spannend hoor. Je bent toch benieuwd wat er op je vacature afkomt. Je verwacht in ieder geval een paar sollicitaties, maar waar je precies op kan rekenen weet je nog niet.

Dat is logisch. In de huidige arbeidsmarkt mag je er vanuit gaan dat het aantal sollicitanten volledig afhangt van de inspanningen die jij levert. De investeringen die je maakt op het gebied van recruitment. Nu wil je misschien niet direct een grote investering doen. Dat begrijpen we, maar de kans is klein dat de juiste persoon jouw vacature in één keer op jouw website vindt. Om niet eindeloos op een sollicitant te wachten heb je dus budget nodig.

De vraag is hoe zet je het budget in? Met de juiste inspanningen genereer je een groot bereik. Dat vraagt om een doordacht plan. We hebben het al eerder benoemd: in deze arbeidsmarkt is het lastig om goede mensen te vinden. Laat staan de juiste mensen. Een recruitmentstrategie is daarom niet langer een ‘nice-to-have’, maar een ‘must-have’. Tijd om jouw recruitmentmix in te richten.

icon-nadenken-persoon

De recruitmentmix: first steps

De eerste vraag die je jezelf wilt (en moet..) stellen is: wie wil je bereiken? Wat voor persoon zie jij voor je als je denkt aan de juiste persoon? Waar komt ‘ie vandaan? Woont ‘ie in de buurt of in de regio? Wat voor opleiding heeft hij of zij gevolgd? Hoe oud is hij of zij ongeveer? In welke levensfase wil je dat hij of zij zich bevindt?

De antwoorden op deze vragen heb je. Die heb je eerder namelijk al vastgelegd in het functieprofiel. Het is goed om deze bij de hand te houden. Waar je net een heel specifiek profiel hebt geschetst, wil je deze nu generaliseren. Dat klinkt misschien een beetje gek, maar we leggen het je uit.

De juiste persoon is uniek. Je weet nog niet precies wie hij of zij is. Creëer een look-a-like groep om van je wervingsproces geen onmogelijke missie te maken. Een selectie mensen die ongeveer dezelfde (persoonlijke) kenmerken hebben als jouw nieuwe collega. En waar de juiste persoon zich ongetwijfeld in bevindt.

Dat wordt jouw doelgroep. De doelgroep waar jij jouw recruitmentmix op gaat richten. Alles wat je vanaf nu doet is gericht op die ene groep. De hoogste tijd dus om ons te focussen op de invulling ervan.


Inrichten van de recruitmentmix

De recruitmentmix is de combinatie van communicatie en kanalen die je inzet om de juiste doelgroep te bereiken en deze te motiveren om te solliciteren. Zie het als het totaal van wat je doet om de juiste persoon te vinden. Tot zover de basis, want nu moet je aan de slag. Om succes te hebben in recruitment moet dat wat je zegt aansluiten op waar je het zegt. De boodschap en het kanaal. Op het juiste moment op de juiste plek.

Richt je recruitmentmix in aan de hand van deze vier stappen:

  1. Wat wil je vertellen? (boodschap)
    Het eerste wat je gaat bedenken is wat je wilt vertellen. Wat moet de doelgroep van jou of de openstaande positie weten? Wat wil je vertellen? Wat is jouw boodschap? Zodra je deze hebt geformuleerd ga je naar stap 2.

  2. Hoe vertel je het? (middel en vorm)
    Als je weet wat je wilt vertellen kun je gaan nadenken over de manier waarop je het wilt vertellen. De vorm die je gaat gebruiken. Het kan zijn dat alle informatie in de vacature staat. En deze vorm het beste past bij de boodschap. Maar misschien vind je het wel belangrijk om meer van je bedrijf te laten zien. En wil je bijvoorbeeld een video opnemen om kandidaten inkijk te geven in het bedrijf. Beiden is goed zolang het aansluit bij jouw boodschap. Jouw boodschap heeft namelijk meer impact wanneer deze in de juiste vorm is gegoten. Zorg daarom dat je over de juiste content en middelen beschikt voor jouw recruitmentmix. Is je website of social media pagina niet volledig? Maak dit dan alsnog in orde. De eerste indruk van een kandidaat over jouw bedrijf is namelijk minstens zo belangrijk als wat jij van hem of haar vindt.

  3. Waar ga je het vertellen? (budget en distributie)
    Je content staat klaar. Nu moet je beslissen hoe je je content wilt verspreiden. Welke kanalen je inzet en het budget dat je gebruikt. Je wilt waarschijnlijk gebruikmaken van (online) advertenties. Zorg dan dat je je campagnes (inclusief doelgroep en biedstrategieën) slim inricht, zodat je het beschikbare budget optimaal benut.

  4. Hoe gaat dat? (evaluatie en optimalisatie)
    Zodra je de bovenstaande stappen hebt doorlopen ben je ‘klaar’. Althans, voor even. Want om het gewenste resultaat te behalen, moet je de voortgang monitoren. Campagnes optimaliseren en inkomende sollicitanten opvolgen. Gaat dit goed? Dan vergroot je de kans op een succesvol resultaat.

  5. Download wervingsproces

Benaderen of benaderd worden

Met de inrichting van de recruitmentmix heb je een mooie slag geslagen in de zichtbaarheid van jouw vacature en bedrijf. Maar, nu verder. Want wat als de juiste persoon niet op zoek is naar een baan? Hij of zij niet alert is op vacatures en jouw advertenties niet ziet? Dan mis je dus iemand die potentieel wel de juiste persoon is voor de job. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Dit kan door zelf actief op zoek te gaan naar de juiste kandidaat.

Van de huidige generatie starters is bekend dat zij gewend zijn om benaderd te worden voor een baan. Dit zelfs verwachten. Dat is interessant voor jou als werkgever. Op die manier breng je jezelf bij zowel actief als latent werkzoekenden onder de aandacht. De vraag is: hoe pak je het aan?

Begin bij je eigen netwerk. En dat van je team. Check of jullie zelf iemand kennen die binnen het gevraagd profiel past. Veel organisaties kiezen ervoor om een leuk cadeau, reisje of bonus uit te keren aan een collega die in zijn of haar eigen netwerk iemand weet te motiveren om te solliciteren.
Kennen jullie de juiste persoon zelf niet? Vraag dan het netwerk om hulp. De kans is groot dat de mensen met wie jij een klik hebt, ook soortgelijke connecties in hun netwerk hebben. Een manier om dit te doen is natuurlijk via LinkedIn. Deel de vraag en de vacature in een bericht en verspreid deze in je netwerk. Je zult zien dat er meer reacties op komen dan je denkt.

Werkt dit niet? Ga dan actiever op zoek. Maak bijvoorbeeld een LinkedIn premium account aan voor je bedrijf. Wil je weten hoe dit werkt? Lees hier een concreet stappenplan.

Recruitment: zelf oppakken of uitbesteden?

Niet iedereen vindt recruitment interessant, is er goed in of wilt er tijd aan besteden. Nu is vooral dat laatste een grote valkuil voor veel bedrijven. Ze hebben er de tijd niet voor. Of besteden deze er liever niet aan. En dat terwijl de factor tijd onmisbaar is om te slagen in je zoektocht.

Belangrijk dus dat je tijd vrijmaakt voor recruitment. De vraag die je hierbij moet stellen is: ben jij hiervoor de aangewezen persoon? Weet jij voldoende van recruitment om een wervingskanaal op te zetten? Of heeft het recruitmentproces een grotere kans van slagen bij een ander?

Waar je over na moet denken is: hoeveel tijd gaat het jou of een collega kosten om de juiste persoon te vinden? Wat is omgerekend het uurtarief dat je hieraan besteedt? En welke omzet loop je mis in de tijd dat je je hiermee bezighoudt? Het kan zijn dat jouw eigen zoektocht naar de juiste persoon leidt tot hogere kosten dan wanneer je hier een specialist voor inschakelt. Juist omdat deze jou vanuit expertise beter en sneller kan voorzien van de juiste persoon. En nieuwe collega voor de openstaande functie.

Om je mee te nemen in de mogelijkheden, zetten we een aantal opties voor je op een rij:

Uitzenden

Detacheren

Werving en selectie

Selecteren

Van werving naar selectie

De werving is in volle gang. Het is nu dus wachten op de eerste sollicitaties. Het liefst heb je wat te kiezen. Maar ja, dan moet het wel gaan om goede sollicitanten. We noemen ze voor het gemak even kwalitatieve sollicitanten. Dit zijn de sollicitanten die passen bij het gevraagde profiel en de organisatie. Sollicitanten waar je ook echt wat mee kan. De vraag is: hoe filter je die eruit?

 

Hoe vind je de juiste persoon tussen de sollicitanten?

Oké. Stel je voor. Je vacature gaat door het dak en je krijgt een record aantal sollicitanten binnen. Er liggen tientallen cv’s en motivatiebrieven op je bureau en jij moet kiezen wie je door wilt laten naar de sollicitatieprocedure. Hoe pak je het aan?

Best lastig, zeker als je het nog nooit hebt gedaan. Wat goed is om te onthouden is dat je sollicitanten in deze fase nog niet persoonlijk kent. En dus oordeelt op basis van wat je ziet. Een cv of een motivatiebrief. Iets waarin de sollicitant heeft geprobeerd persoonlijkheid te leggen. Maar, wat slechts een deel bevat van wat iemand kent. Of wie iemand is.
Belangrijk dus dat je dat in je achterhoofd houdt wanneer je cv’s checkt. Het kan namelijk zijn dat de juiste persoon voor de job geen strak vormgegeven cv heeft, maar een simpel word-document. De vraag is hoe zwaar dat weegt. Als je op zoek bent naar een designer, is het logisch dat je bepaalde vormgeving skills verwacht. Maar ben je op zoek naar een administratief medewerker? Is het dan niet beter om genoegen te nemen met iemand die geordend werkt en dat ook in zijn of haar brief terug laat komen?

Lang verhaal kort: denk van te voren na over wat je belangrijk vindt in een cv/motivatiebrief. Waar ga je mensen op beoordelen? Wat zijn ‘nice-to-haves’ en wat zijn de ‘must-haves’? Ga op je gevoel af en stap af van eventuele vooroordelen.

Makkelijker gezegd dan gedaan. Dat begrijpen wij ook. Daarom hebben we onze talentcoaches gevraagd waar zij op letten bij het selecteren van kandidaten. Komt ‘ie:

Checklist: selecteren van sollicitanten

Heb je een eerste selectie gemaakt? Mooi. Bel de kandidaten dan nu even voor een korte telefonische kennismaking. Een paar minuten per kandidaat is al voldoende om een veel betere indruk te krijgen. Is deze aan het eind positief? Nodig ze direct uit voor een sollicitatiegesprek. Zo sla je 2 vliegen in 1 klap. Voordeel daarvan is dat je ze telefonisch direct kan uitnodigen voor een sollicitatiegesprek.

 
“Talentcoach: “de telefonische kennismaking is voor ons echt een pre-screening. Vaak haal je uit 10 minuten bellen al meer informatie dan het cv en de motivatiebrief je bij elkaar gaan vertellen. Dat is voor ons dus een absolute must.”

Sollicitatieprocedure

Mix ‘n match: de sollicitatieprocedure

Grote kans dat je bij de (telefonische) pre-screening van kandidaten vragen krijgt over de sollicitatieprocedure. Om een volledig en duidelijk antwoord te kunnen geven, is het handig dat je daar van te voren goed over nadenkt. Hoe wil je de sollicitatieprocedure inrichten?

Misschien is er binnen de organisatie al vaste sollicitatiestructuur die je kunt volgen. Of heb je bij anderen gezien hoe zij het doen. Zo niet, dan is het goed om te bedenken wat jij wilt.

Draait het je om de persoonlijke klik met de persoon? Of wil je erachter komen hoe iemand werkt? Wat jij dan ook belangrijk vindt, zorg dat je dit verwerkt in de sollicitatieprocedure.

Daarbij is het dus ook goed om van te voren na te denken over wat je te weten wilt komen. En of je dit het beste in de vorm van een gesprek of een assessment kunt beoordelen. Over het algemeen kiezen bedrijven vaak voor 2 gesprekken en een eventueel assessment als ze dat nodig vinden. Voer jij het liefst 5 gesprekken om zeker van je zaak te zijn? Doe dit vooral. Het is per slot van rekening jouw procedure.

 

Tijdsinvestering van de procedure

We hebben het al een paar keer benoemd, maar personeel aannemen kost tijd en geld. Letterlijk. Want het is de tijdsinvestering die uiteindelijk in de kosten gaat lopen. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan dus is het goed om nu vast na te denken over de tijd die je besteed aan de procedure.

Vergeet niet dat je ondertussen al best wat uren aan recruitment hebt gespendeerd. Van het opstellen van een functieprofiel tot het schrijven van de vacature en selecteren van de kandidaten. Daar komt nu de sollicitatieprocedure nog bij.

De investering die je gaat maken is natuurlijk afhankelijk van de manier waarop je het proces inricht. Voer je meerdere gesprekken met meerdere mensen? Ja, dan zit je automatisch op meer uren en dus meer kosten. Maar doe je dit niet en voer je 1 gesprek met 1 kandidaat? Dan loop je weer het risico dat deze kandidaat niet de juiste persoon is en al je inspanningen voor niets zijn geweest.

Om je alvast een beeld te geven van de investering die je (mogelijk) gaat maken in de sollicitatieprocedure:

Uitnodigen van kandidaten (mail/telefonisch per kandidaat)

Eerste gesprekken voorbereiden (alleen of met een collega)

Gesprekken voeren (reken op: 1 uur per persoon per kandidaat)

Reacties n.a.v. gesprek

Persoonlijke afwijzing

Tweede gesprekken voorbereiden

Tweede gesprekken voeren

Opzetten assessment

Beoordelen assessment

Het is de truc om een goede balans te vinden tussen het aantal gesprekken dat je voert en de tijd die je hieraan besteedt. Wil je grip houden op de kosten? Wees dan kritisch op wie je uitnodigt en zorg voor een snelle terugkoppeling naar de kandidaat. Dit is voor beide partijen prettig en zorgt dat de procedure zo snel mogelijk verloopt.

Wat doe je wel of juist niet?

Alle stappen zijn doorlopen. Je weet wie je gaat uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Sterker nog. Je hebt de eerste sollicitanten al uitgenodigd! De gesprekken staan op korte termijn gepland. Het wordt tijd om je daarop voor te bereiden. Maar hoe doe je dat eigenlijk?

Wat kun je verwachten van een starter die pas net op de arbeidsmarkt komt kijken? Misschien nog wel belangrijker: wat niet. We helpen je op weg. Dit zijn de do’s en de don’ts van de sollicitatieprocedure.

 
 

Hoe onderhoud je contact in de sollicitatieprocedure?

Je hebt nu een paar keer contact gehad met de sollicitanten. Misschien heb je al gemerkt dat veel kandidaten dezelfde vragen stellen. Of naar aanleiding van het gesprek over bepaalde zaken meer willen weten. Cool! Dit geeft alleen maar aan dat ze geïnteresseerd zijn. De vraag is hoe ga jij er mee om?

Een tip van ons? Wees duidelijk. Per mail, aan de telefoon of aan tafel. Zijn er vragen? Geef dan volledig antwoord en check of jouw antwoord hun vraag heeft beantwoord. Probeer ook vragen voor te zijn. Weet je al meer over de volgende stap? Neem ze daar dan direct in mee. Sollicitanten (zeker starters) hebben behoefte aan duidelijkheid en transparantie. Bied ze die. Dit betekent dus ook dat je sollicitanten binnen (maximaal) 3 dagen moet laten weten waar ze aan toe zijn. Goed nieuws of niet.

Sollicitatieprocedure

Mix ‘n match: de sollicitatieprocedure

Grote kans dat je bij de (telefonische) pre-screening van kandidaten vragen krijgt over de sollicitatieprocedure. Om een volledig en duidelijk antwoord te kunnen geven, is het handig dat je daar van te voren goed over nadenkt. Hoe wil je de sollicitatieprocedure inrichten?

Misschien is er binnen de organisatie al vaste sollicitatiestructuur die je kunt volgen. Of heb je bij anderen gezien hoe zij het doen. Zo niet, dan is het goed om te bedenken wat jij wilt.

Draait het je om de persoonlijke klik met de persoon? Of wil je erachter komen hoe iemand werkt? Wat jij dan ook belangrijk vindt, zorg dat je dit verwerkt in de sollicitatieprocedure.

Daarbij is het dus ook goed om van te voren na te denken over wat je te weten wilt komen. En of je dit het beste in de vorm van een gesprek of een assessment kunt beoordelen. Over het algemeen kiezen bedrijven vaak voor 2 gesprekken en een eventueel assessment als ze dat nodig vinden. Voer jij het liefst 5 gesprekken om zeker van je zaak te zijn? Doe dit vooral. Het is per slot van rekening jouw procedure.

 

Tijdsinvestering van de procedure

We hebben het al een paar keer benoemd, maar personeel aannemen kost tijd en geld. Letterlijk. Want het is de tijdsinvestering die uiteindelijk in de kosten gaat lopen. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan dus is het goed om nu vast na te denken over de tijd die je besteed aan de procedure.

Vergeet niet dat je ondertussen al best wat uren aan recruitment hebt gespendeerd. Van het opstellen van een functieprofiel tot het schrijven van de vacature en selecteren van de kandidaten. Daar komt nu de sollicitatieprocedure nog bij.

De investering die je gaat maken is natuurlijk afhankelijk van de manier waarop je het proces inricht. Voer je meerdere gesprekken met meerdere mensen? Ja, dan zit je automatisch op meer uren en dus meer kosten. Maar doe je dit niet en voer je 1 gesprek met 1 kandidaat? Dan loop je weer het risico dat deze kandidaat niet de juiste persoon is en al je inspanningen voor niets zijn geweest.

Om je alvast een beeld te geven van de investering die je (mogelijk) gaat maken in de sollicitatieprocedure:

Uitnodigen van kandidaten (mail/telefonisch per kandidaat)

Eerste gesprekken voorbereiden (alleen of met een collega)

Gesprekken voeren (reken op: 1 uur per persoon per kandidaat)

Reacties n.a.v. gesprek

Persoonlijke afwijzing

Tweede gesprekken voorbereiden

Tweede gesprekken voeren

Opzetten assessment

Beoordelen assessment

Het is de truc om een goede balans te vinden tussen het aantal gesprekken dat je voert en de tijd die je hieraan besteedt. Wil je grip houden op de kosten? Wees dan kritisch op wie je uitnodigt en zorg voor een snelle terugkoppeling naar de kandidaat. Dit is voor beide partijen prettig en zorgt dat de procedure zo snel mogelijk verloopt.

Wat doe je wel of juist niet?

Alle stappen zijn doorlopen. Je weet wie je gaat uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Sterker nog. Je hebt de eerste sollicitanten al uitgenodigd! De gesprekken staan op korte termijn gepland. Het wordt tijd om je daarop voor te bereiden. Maar hoe doe je dat eigenlijk?

Wat kun je verwachten van een starter die pas net op de arbeidsmarkt komt kijken? Misschien nog wel belangrijker: wat niet. We helpen je op weg. Dit zijn de do’s en de don’ts van de sollicitatieprocedure.

 
 

Hoe onderhoud je contact in de sollicitatieprocedure?

Je hebt nu een paar keer contact gehad met de sollicitanten. Misschien heb je al gemerkt dat veel kandidaten dezelfde vragen stellen. Of naar aanleiding van het gesprek over bepaalde zaken meer willen weten. Cool! Dit geeft alleen maar aan dat ze geïnteresseerd zijn. De vraag is hoe ga jij er mee om?

Een tip van ons? Wees duidelijk. Per mail, aan de telefoon of aan tafel. Zijn er vragen? Geef dan volledig antwoord en check of jouw antwoord hun vraag heeft beantwoord. Probeer ook vragen voor te zijn. Weet je al meer over de volgende stap? Neem ze daar dan direct in mee. Sollicitanten (zeker starters) hebben behoefte aan duidelijkheid en transparantie. Bied ze die. Dit betekent dus ook dat je sollicitanten binnen (maximaal) 3 dagen moet laten weten waar ze aan toe zijn. Goed nieuws of niet.

Gesprek voeren

How-to: sollicitatiegesprek

We hebben allemaal gesolliciteerd. Ooit aan de andere kant van de tafel gezeten. Maar nu zit je op de stoel van werkgever en dat is toch net wat anders. Het klinkt zo simpel: sollicitatiegesprekken voeren. Tot je het moet doen.

Het belangrijkste om te onthouden is dat je iemand wilt leren kennen. Hoe je dat doet (of met welke vragen) maakt niet uit. Veel werkgevers zien een sollicitatiegesprek als een formaliteit. Dat is zonde. Een eerste sollicitatiegesprek is eigenlijk niet meer dan een kennismaking. Je kijkt of de klik er is. Zo ja, dan ga je verder. Zo niet, dan neem je afscheid.

Op die manier kijkt de starter namelijk ook naar het gesprek. Uit ons arbeidsmarktonderzoek blijkt dat starters zich in de sollicitatieprocedure grotendeels laten leiden door gevoel. Het comfort dat zij ervaren in een gesprek heeft invloed op de keuze voor een bedrijf. Ze willen zich op hun gemak voelen. Dat kan alleen wanneer zij een gelijkwaardig gesprek voeren. Een goede gesprekspartner tegenover zich hebben die interesse toont in de persoon. Je wilt geen goede kandidaat mislopen doordat je te druk bent met je vragenlijstje. Toch? Focus je dus op de persoon die tegenover je zit. Bereid je voor, maar laat voldoende ruimte open voor een eerlijk gesprek.

Lees het arbeidsmarktonderzoek
 

Waar let je op in het gesprek?

Goed. Je bent op zoek naar een nieuwe collega. De juiste persoon voor de functie. Waar ga je op letten?

Dat is eigenlijk heel persoonlijk. Het gaat er om wat jij belangrijk vindt. In een persoon en in het bedrijf. Bij de juiste persoon is sprake van een klik. Een klik met de bedrijfscultuur. Een klik met het team. Aan jou de taak om erachter te komen of deze sollicitant het ontbrekende puzzelstukje is.

Bepaal dus eerst welke ‘fits’ je belangrijk vindt. Werkt diegene veel samen in een team? Dan vind je het misschien belangrijk dat die persoon makkelijk communiceert. Misschien zelfs dezelfde humor heeft als jouw collega’s. Wat jouw ‘fits’ ook zijn. Zorg dat je van te voren in ieder geval een aantal criteria selecteert waar je op gaat letten. Dit geeft jezelf houvast in het gesprek. En maakt dat je de klik belangrijker maakt dan het gesprek zelf.

Wie nodig je uit voor het tweede gesprek?

De eerste gesprekken zijn achter de rug. Nu is het tijd om een keuze te maken. Je kunt sollicitanten niet te lang laten wachten. Dus, wie neem je mee en wie laat je gaan?

Voor je een beslissing maakt, wacht even. Dit is het moment dat je verder kijkt dan je eerste indruk. Het gaat niet alleen om wat je hebt besproken, maar ook waarom. Doe dit als volgt:

Leg alle cv’s naast elkaar. Kies er maximaal 2 die je het meest aanspreken.

Vraag een collega (die betrokken is bij de procedure) om hetzelfde te doen.

Bespreek de profielen met elkaar. Welk profiel springt eruit? Welke niet?

Maak samen de keuze voor maximaal 3 profielen. Nodig deze uit voor een 2e gesprek.

Twijfel je over een bepaald profiel? Neem dan het risico voor een 2e gesprek. In een 2e gesprek heb je de kans om iemand opnieuw te beoordelen. In positieve of negatieve zin. Het geeft je nieuwe inzichten. Wat heb je per slot van rekening te verliezen?

Arbeidsvoorwaarden

Wat moet je ze bieden?

Yes. De gesprekken zitten erop. Door naar de volgende fase van de procedure. Je hebt een interessante kandidaat. Deze wil je een voorstel gaan doen. Maar wat ga je bieden? Je wilt de kandidaat in je team. Wat trekt hem of haar over de streep om jouw voorstel te accepteren?

Uit arbeidsmarktonderzoek weten wij wat starters een interessant pakket vinden als het gaat om arbeidsvoorwaarden. We delen de inzichten in onderstaande infographic. Deze helpt je om een passend voorstel te doen.

Wat moet je ze bieden? infographic: het ideale (starters)pakket

Hoe voer je het arbeidsvoorwaardengesprek

Je hebt een voorstel gestuurd. Nu is het wachten op een reactie. Best spannend. Je hebt geen idee wat de kandidaat van je voorstel vindt. Of het aansluit bij zijn of haar wensen. Dat komt pas naar voren in het arbeidsvoorwaardengesprek.

Daarover gesproken: heb je enig idee hoe je dit gesprek wilt aanpakken? Van starters mag je eigenlijk niet verwachten dat ze op eigen initiatief aangeven waar ze behoefte aan hebben. Daar moet je als werkgever het voortouw dus in nemen. Hoe doe je dat?

Ga in een rustige ruimte zitten waar je geen last hebt van ruis of luidruchtige collega’s. Het is belangrijk dat je elkaar goed verstaat. En dat iedereen zich op zijn of haar gemak voelt. Het is belangrijk dat je in alle eerlijkheid met elkaar in gesprek gaat. Stel jezelf volledig open. Alleen zo stel je de ander in staat om hetzelfde te doen.

 
“Praat eerst eens over gedeelde interesses of hobby's voor je de diepte in gaat. Zo voelt iemand zich sneller comfortabel. En is de kans groot dat je later in het gesprek meer resultaat boekt.”

Waar wil je over onderhandelen?

De meeste sollicitanten hebben een beeld van hun gewenste arbeidsvoorwaarden. Anderen weten al precies wat ze willen en gaan daar dus ook de onderhandeling over aan. De vraag aan jou: waar ligt ruimte? Waar trek je de grens?

Nu hoef je niet op je strepen te gaan staan. Liever niet zelfs. Maar het is wel handig om alvast na te denken over wat je wilt bieden. Zo ga je voorbereid het gesprek aan.

Word je in het gesprek overvallen met een bepaalde vraag of voorwaarde? Zeg dan niet direct nee, maar kom er later op terug. Zo heb je even rustig de tijd om erover na te denken.

Contract

Wat zet je in het contract?

Je nieuwe collega is in beeld. Je hebt ermee gesproken en het dienstverband wordt steeds concreter. Nu nog een contract opmaken om samen te ondertekenen, zodat je nieuwe collega echt kan starten. Spannend. Heb je al nagedacht over wat voor contract je wilt bieden?

Op dit moment mag je (cao-afhankelijk) maximaal 3 tijdelijke contracten geven. De meeste werkgevers kiezen daarom in eerste instantie voor een 7 maanden contract, zodat je het maximale uit de contractsduur kunt halen zonder risico te lopen.

Wat er verder in het arbeidscontract hoort te staan lees je in de blog over het contract. Laten we ons dus focussen over wat je verder in het contract zet. De extra voorwaarden die je kunt bieden.

Het is niet gek om naast verplichte onderdelen (zoals salaris, aantal uur en vakantiedagen), ook de voorwaarden vast te leggen waar een werknemer verder van geniet. De tertiaire arbeidsvoorwaarden zoals een lunch, vrijdagmiddagborrel of kerstpakket bijvoorbeeld.

Onthoud dat het arbeidscontract een document is waarin wordt vastgelegd wat werknemer en werkgever van elkaar mogen verwachten gedurende het dienstverband. Zolang het van toepassing is op de arbeidsrelatie mag je daar dus alles inzetten.

Starten in de job

Wat verwacht je van je nieuwe collega?

Eindelijk is het zover. Het recruitmentproces is geslaagd en je nieuwe collega start in de nieuwe functie. Mooi! Alle inspanningen hebben het gewenste resultaat opgeleverd.

Maar nu die lege stoel gevuld is krijg je al snel verwachtingen. Zie je al opdrachten voor je die je collega kan uitvoeren. Wat is realistisch? Wanneer mag je van je nieuwe medewerker resultaat verwachten?

Het antwoord daarop is: niet te snel. Zeker niet als het gaat om een starter. Iemand voor wie het werken in het algemeen nieuw is. Die heeft minimaal 3 tot 6 maanden nodig om gewend te raken aan het bedrijfsleven. Laat hem of haar in die periode nog niet geheel zelfstandig werken. Heeft je nieuwe collega meer ervaring? Bedenk dan van te voren hoe lang je iemand wilt geven om goed in zijn of haar functie te komen. Gun hem of haar die tijd ook en kijk achteraf pas terug.

Hoe richt je het onboarding traject in?

Uit eigen onderzoek blijkt dat starters moeite hebben met de overgang van de universiteit naar de werkvloer. Ze vinden het lastig om de vertaalslag te maken. Ze ervaren vaak een gebrek aan begeleiding in het inwerktraject.

Je nieuwe collega start op korte termijn. Tijd om eens naar het inwerktraject te kijken. Hoe slimmer je de onboarding aanpakt, des te sneller jouw collega straks in zijn of haar nieuwe functie rolt. Hoe pak je het aan?

  1. Bedenk hoe lang het inwerktraject mag zijn. Hoeveel weken wil je daarvoor uit plannen?

  2. Pak het takenpakket van de nieuwe medewerker erbij. Welke taken moet hij of zij op korte termijn zelfstandig oppakken? Bedenk welke uitvoerende opdrachten de persoon in zijn of haar eerste weken alvast kan doen om in te komen. Verwerk deze in het inwerktraject.

  3. Het is belangrijk om je medewerker in de eerste weken zoveel mogelijk te laten zien, ook van de werkzaamheden die hij of zij nog niet gaat oppakken. Projecten waar het team mee bezig is. Of waar die persoon over een paar maanden mee te maken krijgt. Waar kan je nieuwe medewerker in meekijken? Bij welke brainstorms, vergaderingen of bezoeken kan je medewerker aanwezig zijn? Plan de afspraken alvast in de agenda.

Waarschijnlijk merk je dat de agenda nog lang niet vol zit. Toch is het belangrijk om dat zo te laten. Iemand die nieuw is heeft tijd nodig om de werkzaamheden eigen te maken. Waar een medewerker normaal gesproken een half uur over een taak doet. Kan het de eerste weken 4 uur kosten. Of meer. Plan die tijd in, want iemand heeft het nodig.

Vergeet niet in de agenda ruimte te maken voor feedbackmomenten. Evaluatiegesprekken waarin je samen met je medewerker kijkt naar hoe het gaat. Zoals al eerder aangegeven hebben medewerkers (zeker starters) behoefte aan begeleiding. Voorzie ze hiervan.

Evalueren

Belang van een goede evaluatie

Nu je eindelijk iemand hebt gevonden, wil je natuurlijk ook dat diegene blijft. Dat hoeft niet voor altijd te zijn, maar in ieder geval voor een paar jaar. Maar ja. Dat is in de huidige arbeidsmarkt nog niet zo makkelijk. Het gras is altijd groener aan de overkant. Hoe voorkom je dat je medewerker naar de buren loopt?

Onze tip hierin: luister naar wat je medewerkers willen. Uit arbeidsmarktonderzoek blijkt dat starters het liefst 2 tot 5 jaar in dezelfde functie blijven en bij hetzelfde bedrijf. Maar dat is de ideale situatie. In werkelijkheid zijn ze al na 1 tot 2 jaar weg. We zeggen niet dat dit volledig te voorkomen is met een gesprek, maar het helpt je wel om erachter te komen wat er bij je medewerker speelt. Waar zijn of haar dromen en ambities liggen. Welke rol jij als werkgever hierin kan spelen. Oftewel: evaluatie. En dat kan je op verschillende manieren aanpakken.

Download evaluatie

Evalueren kun je leren

De juiste persoon op de juiste plek is niet tijdelijk. Het is blijvend. Je wilt die plek continu faciliteren. De enige manier waarop dat kan is door middel van evaluatie.

Een evaluatie is niet meer dan een gesprek waarin je samen met je medewerker kijkt naar waar iemand staat. Wat hem of haar bezighoudt. Hoe die zelf vindt dat het gaat. De kans is groot dat je collega na een paar maanden beter weet waar zijn of haar passie ligt in de functie. Wat diegene leuk vindt. Of juist niet. Want wat als jij blij bent, maar iemand is toch niet gelukkig? Dan wil je daar door middel van evaluatie achterkomen.

Hoe vaak je wilt (of gaat) evalueren is aan jou. Wij adviseren je elke 3 tot 6 maanden een gesprek te voeren. Dit hoeft niet elke keer een uitgebreid gesprek te zijn van een uur. 10 minuten is voldoende om erachter te komen of iemand op z’n plek zit. Zo bied je alle ruimte voor het gesprek en doe jij echt je best voor een zowel blijvende als perfecte match.

Zo, nu weet je alles over recruitment