Alles over recruitment

Jij gaat aan de slag met recruitment. En dat wil je succesvol doen. Of in ieder geval zo goed mogelijk. Het vinden van de juiste mensen kan knap lastig zijn. Van het bepalen van profielen en budgetten tot het selecteren en spreken van goede kandidaten. Op al deze vlakken kun je excelleren én helaas ook de mist in. In deze blog delen wij de basics van ons vak recruitment. Doe er je voordeel mee.

Startpunt: het ontwikkelen van een recruitment strategie

Wat heb je nodig?

Je gaat op zoek naar nieuw personeel. Goede mensen die je bedrijf vooruit helpen. De juiste persoon is niet in een keer gevonden. Sterker nog, het duurt gemiddeld 8 weken voor een nieuwe collega in zijn of haar functie start. Om niet achter de feiten aan te lopen, moet je nu beginnen met zoeken.

De grote vraag is: waar ga je naar op zoek? Om de juiste persoon te vinden, moet je eerst weten wie je zoekt. Wat is het profiel dat je voor ogen hebt? Maar vooral: welke kwaliteiten heb je nodig? In het huidige team ontbreekt het misschien aan de kennis en/of vaardigheden om de beoogde groei te realiseren. Dat wat ontbreekt staat dus eigenlijk in de weg. Daar moet je vanaf.

Het aannemen van nieuw personeel begint dus bij de basis. Het team waar je op dit moment mee werkt. Welke spelers zitten er in het team? Wat zijn hun dagelijkse werkzaamheden? En, waar zijn ze goed in? Noteer alles wat je te binnen schiet en bekijk dan het geheel. Nu je een bewust beeld gaat vormen van de skillsets van je medewerkers, krijg je steeds meer inzicht in de groep an sich. Wat je mist en nodig hebt. De juiste persoon voor de plek. Daar ga je dus naar op zoek.

Wat mag het kosten?

Je hebt bepaald wat je nodig hebt. Dan wordt het tijd om te kijken of je wensen en verwachtingen realistisch zijn. Je wilt immers een nieuwe medewerker werven. Dat kost geld. Met welke kosten moet je rekening houden bij het aannemen van nieuw personeel? Hieronder volgt de financiële onderbouwing van de werving en nieuwe medewerker.

Financiële onderbouwing “recruitment”

• Werving: de juiste persoon komt niet zomaar op je afgerend. Daarvoor lever je zelf inspanning en maak je kosten.
  Zoals: advertenties, betaalde partnerships met jobboards of cv-databases.
• Website: een update van je website.
  Denk aan: het actualiseren van content, bijwerken van de werken-bij-pagina en evt. webdevelopment.
• Tijdsinvestering werving: of je nu wel of niet de werving volledig voor eigen rekening neemt. Een tijdsinvestering maak je sowieso.
  Bijvoorbeeld: het schrijven en plaatsen van vacatures, screenen van sollicitanten, contact met kandidaten, voeren van sollicitatiegesprekken en inrichten van verdere aannameprocedures.
• Software/tooling: het (eventueel) gebruik van recruitment software?
  Denk aan: Applicant Tracking System-tool.
• Assessment: laat je de kandidaten nog een assessment of test maken?
  Zoals: evt. kosten voor tooling.

Financiële onderbouwing “nieuwe medewerker”

Het is ook goed om alvast na te denken over wat jouw nieuwe medewerker mag kosten. We hebben het dan niet alleen over salaris, maar bijvoorbeeld ook over zijn of haar werkplek en het rendement dat het nieuwe personeelslid moet opleveren. Vind je lastig te bepalen wat normaal is? Of wat anderen bieden? Check dan even onderstaande links voor meer informatie.

• Salariskompas
• Rendement berekenen

Belang van een functieprofiel

Oké. De grootste behoefte en het gewenste kostenplaatje zijn nu in beeld gebracht. Wie er mist en wat het mag kosten. Maar, een ‘administratief medewerker’ of ‘manusje-van-alles’ is te vaag. Laten we het concreet maken.

Wat is het doel? Je wilt iemand aannemen, maar waarom? Is het ter uitbreiding, vervanging of groei? Welke rol speelt deze persoon in de organisatie? Wat verwacht je dat hij of zij bijdraagt aan het resultaat?
Vragen die je vastlegt in het functieprofiel. Het functieprofiel is letterlijk een beschrijving van een functie. Het geeft duidelijkheid over de inhoud van een functie en de rol die een persoon speelt (of gaat spelen) binnen het team en de organisatie.

How-to: het functieprofiel

Ga je aan de slag met het functieprofiel? Tip van ons: neem je tijd. Focus je niet alleen op het hier en nu, maar bedenk ook welke rol deze persoon in de toekomst gaat spelen. Hoe zorgvuldiger je het functieprofiel nu invult, des te groter de kans is dat jij straks de juiste persoon voor de job weet te strikken.

Wat je in ieder geval wilt vastleggen is het volgende:

• Functietitel
• Type dienstverband
• Doel van de functie: de grote lijnen van de functie
• Rol binnen het team/organisatie
• Targets en verantwoording
• Profiel
• Takenpakket

Heb je het functieprofiel rond? Mooi. Door naar de zoektocht. Wij wijzen je de weg.

---

Zoeken of aantrekken

Op zoek naar de juiste persoon

Zoals eerder aangegeven is de arbeidsmarkt gespannen. De vraag naar personeel is vele malen groter dan het aanbod en dat heeft gevolgen voor elke werkgever die wilt groeien. Die ideale collega staat niet zomaar op de stoep. De grote vraag is dus: hoe ga je hem of haar vinden?

Het antwoord is eigenlijk heel simpel. Je moet zoeken waar de doelgroep aanwezig. Klinkt lekker vaag. Dat vraagt om uitleg. Je wilt een specifieke doelgroep aantrekken. En deze doelgroep zoekt op een eigen manier naar een job. Misschien kijken ze op LinkedIn. Zoeken ze actief op jobboards. Of is het de combinatie van beiden. Hoe dan ook, daar waar zij zijn is waar jij wilt zijn. En is de vraag dus eigenlijk niet hoe jij die persoon vindt, maar hoe hij of zij jou gaat vinden. Dit begint bij het schrijven van een goede vacature.

Hoe schrijf je een goede vacature?

Er staan meer dan 413.000 vacatures open. Best veel. Opvallen. Dat is de kunst. In ieder geval voor jouw (toekomstig) nieuwe collega. Hoe doe je dat?

Nou, je moet het eigenlijk zo zien: een goede vacature is net als een vers broodje. Zodra je de geur ruikt, krijg je er zin in. Zelfs als je geen honger hebt. Zo werkt het ook met vacatures. Een goede vacature overtuigt iemand (die jouw bedrijf niet kent) ervan om bij jou te komen werken. Ook als hij of zij (nog) niet op zoek is naar een nieuwe baan. Dat is de kracht van een goed geschreven vacature. De juiste persoon gaat zichzelf erin herkennen. Ziet zichzelf haast al op die lege stoel zitten. Het gaat niet om wat je schrijft, maar voor wie je het schrijft.

Checklist voor het schrijven van een goede vacature:

• opvallende titel
• pakkende inleiding
• duidelijke functieomschrijving
• sterk bedrijfsprofiel
• overzicht van de voorwaarden
• call-to-action
• mogelijkheid om vragen te stellen

Maakt het jou niet uit of je nieuwe collega een mbo, hbo of wo-opleiding heeft gevolgd? En of die persoon parttime of fulltime gaat werken? Zorg dan dat je meerdere vacatures schrijft. Nu vraag je je misschien af waarom, maar het antwoord is heel simpel. De juiste persoon moet zich in jouw vacature herkennen. Wanneer jij een vacature uitzet voor een mbo, hbo of wo-functie is de kans groot dat iemand met een wo-diploma zich niet aangesproken voelt. Een mbo’er kan de functie per slot van rekening ook uitvoeren. Voorkom dit door meerdere versies van een vacature uit te zetten. 1 voor elk uniek profiel. AI kan je daarbij helpen.

Waar zet je de vacature uit?

Daar zijn natuurlijk verschillende manieren voor. Zoals gezegd is het belangrijk om de vacature uit te zetten op plaatsen waar de doelgroep aanwezig is en waar zij jouw vacature tegenkomen in zijn of haar “candidate journey” (ook wel klantreis genoemd).

Aan welke plekken kun je denken? We leggen een aantal opties aan je voor.

• Eigen website
  De eerste plek waar je een vacature wilt aanbieden is de eigen website van het bedrijf. De kans is groot dat een kandidaat jouw vacature vindt via een ander kanaal en vervolgens de website checkt om te zien wat het bedrijf doet. Dan wil je de vacature natuurlijk opnieuw aan hem of haar aanbieden. Daarbij geef je ook je medewerkers de kans om de vacature binnen hun eigen netwerk te delen.
• Jobboards
  Yes. Uit recent arbeidsmarktonderzoek blijkt dat jobboards worden gezien als het meest effectieve kanaal om een baan te vinden. Dit is voor de meeste werkzoekenden dus ook het startpunt van hun zoektocht.
• Social media
  Of je nu wel of niet vaardig bent met social media. Tools als Facebook, Instagram, TikTok, Snapchat en LinkedIn helpen je een groter bereik te genereren. Is het niet zonder, dan wel tegen betaling. Veel mensen zijn niet actief op zoek naar een baan, maar wachten tot er een interessante vacature voorbij komt. Social media zijn ideaal om deze passief zoekenden te benaderen met jouw vacature.

 

---

Werven

Het belang van een sterke recruitment strategie

De werving van jouw nieuwe collega is gestart. Spannend hoor. Je bent toch benieuwd wat er op je vacature afkomt. Je verwacht in ieder geval een paar sollicitaties, maar waar je precies op kan rekenen weet je nog niet.

Dat is logisch. In de huidige arbeidsmarkt mag je er vanuit gaan dat het aantal sollicitanten volledig afhangt van de inspanningen die jij levert. De investeringen die je maakt op het gebied van recruitment marketing. Nu wil je misschien niet direct een grote investering doen. Dat begrijpen we, maar de kans is klein dat de juiste persoon jouw vacature in één keer op jouw website vindt. Om niet eindeloos op een sollicitant te wachten heb je dus budget nodig. Beter bekend als het recruitmentbudget.

Maar hoe zet je het budget in? Met de juiste inspanningen genereer je een groot bereik. De juiste persoon vinden. Dat vraagt om een doordacht plan. We hebben het al eerder benoemd: in deze arbeidsmarkt is het lastig om goede mensen te vinden. Laat staan de juiste mensen. Een recruitment strategie is daarom niet langer een ‘nice-to-have’, maar een ‘must-have’. Tijd om jouw recruitment marketingmix (recruitment mix) in te richten.

Recruitment mix: first steps

Vraag één die je jezelf wilt (en moet..) stellen is: wie wil je bereiken? Wat voor persoon zie jij voor je als je denkt aan de juiste persoon? Waar komt ‘ie vandaan? Woont ‘ie in de buurt of in de regio? Wat voor opleiding heeft hij of zij gevolgd? Hoe oud is hij of zij ongeveer? In welke levensfase wil je dat hij of zij zich bevindt?

Antwoorden op deze vragen heb je al. Die heb je eerder namelijk al vastgelegd in het functieprofiel. Het is goed om deze bij de hand te houden. Waar je net een heel specifiek profiel hebt geschetst, wil je deze nu generaliseren. Dat klinkt misschien een beetje gek, maar we leggen het je uit.

De juiste persoon is uniek. Je weet nog niet precies wie hij of zij is. Creëer een look-a-like groep om van je wervingsproces geen onmogelijke missie te maken. Een selectie mensen die ongeveer dezelfde (persoonlijke) kenmerken hebben als jouw nieuwe collega. En waar de juiste persoon zich ongetwijfeld in bevindt. Dat wordt jouw doelgroep. De doelgroep waar jij jouw recruitmentmix op gaat richten. Alles wat je vanaf nu doet is gericht op die ene groep. De hoogste tijd dus om ons te focussen op de invulling ervan.

Inrichten van de recruitment marketingmix

De recruitment mix is de combinatie van communicatie en kanalen die je inzet om de juiste doelgroep te bereiken en deze te motiveren om te solliciteren. Zie het als het totaal van wat je doet om de juiste persoon te vinden. Tot zover de basis, want nu moet je aan de slag. Om succes te hebben in recruitment moet dat wat je zegt aansluiten op waar je het zegt. De boodschap en het kanaal. Op het juiste moment op de juiste plek. Richt je recruitmentmix in aan de hand van deze vier stappen:

Wat wil je vertellen? (boodschap)

Het eerste wat je gaat bedenken is wat je wilt vertellen. Wat moet de doelgroep van jou of de openstaande positie weten? Wat wil je vertellen? Wat is jouw boodschap? Zodra je deze hebt geformuleerd ga je naar stap 2.

Hoe vertel je het? (middel en vorm)

Als je weet wat je wilt vertellen kun je gaan nadenken over de manier waarop je het wilt vertellen. De vorm die je gaat gebruiken. Het kan zijn dat alle informatie in de vacature staat. En deze vorm het beste past bij de boodschap. Maar misschien vind je het wel belangrijk om meer van je bedrijf te laten zien. En wil je bijvoorbeeld een video opnemen om kandidaten inkijk te geven in het bedrijf. Beiden is goed zolang het aansluit bij jouw boodschap. Jouw boodschap heeft namelijk meer impact wanneer deze in de juiste vorm is gegoten. Zorg daarom dat je over de juiste content en middelen beschikt voor jouw recruitmentmix. Is je website of social media pagina niet volledig? Maak dit dan alsnog in orde. De eerste indruk van een kandidaat over jouw bedrijf is namelijk minstens zo belangrijk als wat jij van hem of haar vindt.

Wil je weten hoe je jouw bedrijf nog aantrekkelijker maakt voor potentiële medewerkers? Lees dan meer over de kracht van employer branding.

Waar ga je het vertellen? (budget en distributie)

Je content staat klaar. Nu moet je beslissen hoe je deze wilt verspreiden. Welke kanalen je inzet en het budget dat je gebruikt. Je wilt waarschijnlijk gebruikmaken van (online) advertenties. Zorg dan dat je je campagnes (inclusief doelgroep en biedstrategieën) slim inricht, zodat je het beschikbare budget optimaal benut.

Hoe gaat dat? (evaluatie en optimalisatie)

Zodra je de bovenstaande stappen hebt doorlopen ben je ‘klaar’. Althans, voor even. Want om het gewenste resultaat te behalen, moet je de voortgang monitoren. Campagnes optimaliseren en inkomende sollicitanten opvolgen. Gaat dit goed of kun je de recruitmentmix verbeteren? Zo vergroot je de kans op een succesvol resultaat.

Tip: houd ook recruitment trends in de gaten

De arbeidsmarkt verandert snel en er zijn altijd partijen sneller in het toepassen van nieuwe wervingstactieken dan jij. Op onze blog proberen we je altijd up-to-date te houden van de laatste recruitment trends. Lees hier over de recruitment trends voor 2024.

Benaderen of benaderd worden

Met de inrichting van de recruitmentmix heb je een mooie slag geslagen in de zichtbaarheid van jouw vacature en bedrijf. Maar, nu verder. Want wat als de juiste persoon niet op zoek is naar een baan? Hij of zij niet alert is op vacatures en jouw advertenties niet ziet? Dan mis je dus iemand die potentieel wel de juiste persoon is voor de job. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Dit kan door zelf actief op zoek te gaan naar de juiste kandidaat.

Inzetten van jouw eigen netwerk

Begin bij je eigen netwerk en check of jij toevallig iemand kent die bij het gevraagde profiel past. Als dat zo is, stuur hem of haar dan een bericht met de vacature. Wie weet is er wel interesse. Of kent deze persoon iemand met interesse. De vervolgstap is namelijk dat je de rest van je netwerk om hulp vraagt. Je bent op zoek naar de juiste persoon. Iemand die past bij de job en je bedrijf. De kans is groot dat de mensen met wie jij een klik hebt, ook soortgelijke connecties in hun netwerk hebben. Connecties die jij nog niet kent, maar wel graag leert kennen.

Maak gebruik van LinkedIn

Een manier om dit te doen is natuurlijk via LinkedIn. Deel de vraag en de vacature in een bericht en verspreid deze in je netwerk. Je zult zien dat er meer reacties op komen dan je denkt.

Werkt dit niet? Ga dan actiever op zoek. Maak bijvoorbeeld een LinkedIn premium account aan voor je bedrijf. Wil je weten hoe dit werkt? Lees hier een concreet stappenplan.

Recruitment: zelf oppakken of uitbesteden?

Niet iedereen vindt recruitment interessant, is er goed in of wilt er tijd aan besteden. Nu is vooral dat laatste een grote valkuil voor veel bedrijven. Ze hebben er de tijd niet voor. Of besteden deze er liever niet aan. En dat terwijl de factor tijd onmisbaar is om te slagen in je zoektocht.

Belangrijk dus dat je tijd vrijmaakt voor recruitment. De vraag die je hierbij moet stellen is: ben jij hiervoor de aangewezen persoon? Weet jij voldoende van recruitment (marketing) om een wervingskanaal op te zetten? Of heeft het recruitmentproces een grotere kans van slagen bij een ander?

Waar je ook over na moet denken is: hoeveel tijd gaat het jou of een collega kosten om de juiste persoon te vinden? Wat is omgerekend het uurtarief dat je hieraan besteedt? En welke omzet loop je mis in de tijd dat je je hiermee bezighoudt? Het kan zijn dat jouw eigen zoektocht naar de juiste persoon leidt tot hogere kosten dan wanneer je hier een specialist voor inschakelt. Juist omdat deze jou vanuit expertise beter en sneller kan voorzien van de juiste persoon. En nieuwe collega voor de openstaande functie.

Om je mee te nemen in de mogelijkheden, zetten we een aantal opties voor je op een rij:

• Werving en selectie
• Uitzenden
• Detacheren

---

Selecteren

Van werving naar selectie

De werving is in volle gang. Het is nu dus wachten op de eerste sollicitaties. Het liefst heb je wat te kiezen. Maar dan moet het wel gaan om goede sollicitanten. We noemen ze voor het gemak even kwalitatieve sollicitanten. Dit zijn de sollicitanten die passen bij het gevraagde profiel en de organisatie. Sollicitanten waar je ook echt wat mee kan.

Uit eigen ervaring weten wij dat ongeveer 60% van de sollicitaties goed is. Dit zijn serieuze kandidaten die rechtstreeks op te nemen zijn in de sollicitatieprocedure. Het overige deel voldoet niet aan je eisen. Of is een mismatch met het team dan wel met de organisatie. Je wilt je natuurlijk focussen op de 60% goede sollicitanten. De vraag is: hoe filter je die eruit?

Hoe vind je de juiste persoon tussen de sollicitanten?

Stel je voor. Je vacature gaat door het dak en je krijgt een record aantal sollicitanten binnen. Er liggen tientallen cv’s en motivatiebrieven op je bureau en jij moet kiezen wie je door wilt laten naar de sollicitatieprocedure. Hoe pak je het aan?

Best lastig, of niet? Zeker als je het nog nooit hebt gedaan. Wat goed is om te onthouden is dat je de sollicitanten in deze fase nog niet persoonlijk kent en oordeelt op basis van wat je ziet. Een cv of motivatiebrief waarin alleen wordt verteld wat iemand heeft gedaan, maar die beiden eigenlijk niks zeggen over de persoon zelf.

Het kan zijn dat de juiste persoon voor de job geen strak vormgegeven cv heeft, maar een simpel word-document. De grote vraag is wat het zwaarste weegt. Als je op zoek bent naar een designer, is het logisch dat je bepaalde vormgeving skills verwacht. Maar ben je op zoek naar een administratief medewerker? Is het dan niet beter om genoegen te nemen met iemand die geordend werkt en dat ook in zijn of haar brief terug laat komen?

Lang verhaal kort: denk van te voren na over wat je belangrijk vindt in een cv/motivatiebrief. Waar ga je mensen op beoordelen? Wat zijn ‘nice-to-haves’ en wat zijn de ‘must-haves’? Ga op je gevoel af en stap af van eventuele vooroordelen.

Tip: bel leuke kandidaten voor een telefonische kennismaking

Heb je een eerste selectie gemaakt? Bel de kandidaten dan nu even voor een korte telefonische kennismaking. Een paar minuten per kandidaat is al voldoende om een veel betere indruk te krijgen. Is deze aan het eind positief? Nodig ze direct uit voor een sollicitatiegesprek. Zo sla je 2 vliegen in 1 klap. Voordeel daarvan is dat je ze telefonisch direct kan uitnodigen voor een sollicitatiegesprek.

Talentcoach: “de telefonische kennismaking is voor ons echt een pre-screening. Vaak haal je uit 10 minuten bellen al meer informatie dan het cv en de motivatiebrief je bij elkaar gaan vertellen. Dat is voor ons dus een absolute must.”

 

---

Sollicitatieprocedure

Mix ‘n match: de sollicitatieprocedure

Je hebt nu een aantal kandidaten die interessant genoeg zijn om mee door te gaan. Tijd om de sollicitatieprocedure in te inrichten.

Er is geen vaste structuur in hoe dit moet. Het gaat er om wat jij belangrijk vindt. Misschien draait het jou alleen om de klik. Of wil je alvast weten hoe iemand werkt. Wat het ook is, zorg dat dit element terugkomt in de sollicitatieprocedure. Bedenk vooraf wat je te weten wilt komen. En of je dit het beste in de vorm van een gesprek of assessment kan beoordelen.

Over het algemeen kiezen bedrijven vaak voor 2 gesprekken en een eventueel assessment als ze dat nodig vinden. Voer jij het liefst 5 gesprekken om zeker van je zaak te zijn? Doe dit vooral. Het is per slot van rekening jouw procedure.

Kosten van de procedure

We hebben het al een paar keer benoemd, maar personeel aannemen kost tijd en geld. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan dus moet je nu nadenken over de kosten die je nog gaat maken in de procedure. Ondertussen heb je al best wat kosten gemaakt. Van de uren die je hebt besteed aan het schrijven van de vacature. Tot het selecteren van de juiste kandidaten. Daar komt de sollicitatieprocedure nu nog bij.

De kosten die je gaat maken zijn natuurlijk afhankelijk van de manier waarop je de procedure inricht. Voer jij meerdere gesprekken met meerdere mensen? Dan zit je automatisch op meer uren en meer kosten.
Maar doe je dit niet en voer je maar één gesprek met 1 kandidaat? Dan loop je het risico dat de hele werving voor niets is geweest. Om je een beeld te geven van de kosten waar je mee te maken krijgt in de sollicitatieprocedure:

• Uitnodigen van kandidaten (mail/telefonisch per kandidaat)
• Eerste gesprekken voorbereiden (alleen of met een collega)
• Gesprekken voeren (reken op: 1 uur per persoon per kandidaat)
• Reacties n.a.v. gesprek
• Persoonlijke afwijzing
• Tweede gesprekken voorbereiden
• Tweede gesprekken voeren
• Opzetten assessment
• Beoordelen assessment

Het is de truc om een goede balans te vinden tussen het aantal gesprekken dat je voert en de tijd die je hieraan besteedt. Wil je grip houden op de kosten? Wees dan kritisch op wie je uitnodigt en zorg voor een snelle terugkoppeling naar de kandidaat. Dit is voor beide partijen prettig en zorgt dat de procedure zo snel mogelijk verloopt.

---

Sollicitatiegesprekken voeren

How-to: sollicitatiegesprekken

We hebben allemaal gesolliciteerd. Ooit aan de andere kant van de tafel gezeten. Maar nu zit je op de stoel van werkgever en dat is toch net wat anders. Het klinkt zo simpel: sollicitatiegesprekken voeren. Tot je het moet doen.

Het belangrijkste om te onthouden is dat je iemand wilt leren kennen. Hoe je dat doet (of met welke vragen) maakt niet uit. Veel werkgevers zien een sollicitatiegesprek als een formaliteit. Dat is zonde. Een eerste sollicitatiegesprek is eigenlijk niet meer dan een kennismaking. Je kijkt of de klik er is. Zo ja, dan ga je verder. Zo niet, dan neem je afscheid.

Waar let je op in het gesprek?

Je bent op zoek naar een nieuwe collega voor jouw organisatie. Waar je op moet letten is eigenlijk heel persoonlijk. Het gaat er om wat jij belangrijk vindt. In een persoon en in het bedrijf. Bij de juiste persoon is er sprake van een culturele fit. Een klik op bedrijfscultuur. Een klik met het team. Aan jou de taak om erachter te komen of deze sollicitant het ontbrekende puzzelstukje is.

Bepaal dus eerst welke ‘fits’ je belangrijk vindt. Werkt diegene veel samen in een team? Dan vind je het misschien belangrijk dat die persoon makkelijk communiceert. Misschien zelfs dezelfde humor heeft als jouw collega’s. Wat jouw ‘fits’ ook zijn. Zorg dat je van te voren in ieder geval een aantal criteria selecteert waar je op gaat letten. Dit geeft jezelf houvast in het gesprek. En maakt dat je de klik belangrijker maakt dan het gesprek zelf.

Wie nodig je uit voor het tweede gesprek?

De eerste gesprekken zijn achter de rug. Nu is het tijd om een keuze te maken. Je kunt sollicitanten niet te lang laten wachten. Dus, wie neem je mee en wie laat je gaan?

Voor je een beslissing maakt, wacht even. Dit is het moment dat je verder kijkt dan je eerste indruk. Het gaat niet alleen om wat je hebt besproken, maar ook waarom. Doe dit als volgt:

• Leg alle cv’s naast elkaar. Kies er maximaal 2 die je het meest aanspreken.
• Vraag een collega (die betrokken is bij de procedure) om hetzelfde te doen
• Bespreek de profielen met elkaar. Welk profiel springt eruit? Welke niet?
• Maak samen de keuze voor maximaal 3 profielen. Nodig deze uit voor een 2e gesprek.

Twijfel je over een bepaald profiel? Neem dan het risico voor een 2e gesprek. In een 2e gesprek heb je de kans om iemand opnieuw te beoordelen. In positieve of negatieve zin. Het geeft je nieuwe inzichten. Wat heb je te verliezen?

Hoe wijs je kandidaten af?

Natuurlijk zitten er sollicitanten tussen waarvan je al weet dat je ze gaat afwijzen.
Ons advies hierin: handel direct. Sollicitanten hebben er een hekel aan om aan het lijntje gehouden te worden. Zeker als het gaat om een afwijzing. Wacht dus niet te lang en laat kandidaten binnen (maximaal) 3 dagen weten waar ze aan toe zijn. Goed nieuws of niet.

---

Arbeidsvoorwaarden

Welke arbeidsvoorwaarden moet je bieden?

De gesprekken zitten erop. Door naar de volgende fase van de procedure. Je hebt een interessante kandidaat aan wie je een voorstel wilt gaan doen. Wat ga je bieden? Je ziet jezelf al met deze persoon samenwerken. Wat trekt hem of haar over de streep om jouw voorstel te accepteren?

Uit onderzoek blijkt dat young professionals naast een goed salaris waarde hechten aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Zoals de mogelijkheid tot persoonlijke ontwikkeling, een remote werkplek, flexibiliteit in werktijden en aandacht vanuit de werkgever voor mentale gezondheid.

Hoe voer je het arbeidsvoorwaardengesprek

Het voorstel is de deur uit. Nu is het wachten op een reactie. Je hebt geen idee wat de kandidaat van het voorstel vindt en/of het aansluit bij zijn of haar wensen. Dat komt pas naar voren in het arbeidsvoorwaardengesprek. Daarover gesproken: heb je enig idee hoe je dit gesprek wilt aanpakken? Van starters mag je eigenlijk niet verwachten dat ze op eigen initiatief aangeven waar ze behoefte aan hebben. Daar moet je als werkgever het voortouw dus in nemen. Hoe doe je dat?

Onze tips:

• Ga in een rustige ruimte zitten waar je geen last hebt van ruis of luidruchtige collega’s. Het is belangrijk dat je elkaar goed verstaat.
• Zorg dat je de kandidaat op zijn of haar gemak stelt. Het is belangrijk dat je in alle eerlijkheid met elkaar in gesprek gaat.
• Stel jezelf volledig open. Alleen zo stel je de ander in staat om hetzelfde te doen.

Talentcoach: “Praat eerst over koetjes en kalfjes voor je de diepte in gaat. Zo voelt iemand zich sneller comfortabel. En is de kans groot dat je later in het gesprek meer resultaat boekt.”

Waar wil je over onderhandelen?

De meeste sollicitanten hebben een beeld van hun gewenste arbeidsvoorwaarden. Anderen weten al precies wat ze willen en gaan daar dus ook de onderhandeling over aan. De vraag aan jou: waar ligt ruimte? Waar trek je de grens?

Nu hoef je niet op je strepen te gaan staan. Liever niet zelfs. Maar het is wel handig om alvast na te denken over wat je wilt bieden. Zo ga je voorbereid het gesprek aan. Word je in het gesprek overvallen met een bepaalde vraag of voorwaarde? Zeg dan niet direct nee, maar kom er later op terug. Zo heb je even rustig de tijd om erover na te denken.

---

Contract

Wat zet je in het arbeidscontract?

Een nieuwe collega is in beeld. Je hebt ermee gesproken en het dienstverband wordt steeds concreter. Nu nog een contract opmaken om samen te ondertekenen, zodat je nieuwe collega echt kan starten. Heb je al nagedacht over wat voor contract je wilt bieden?

Op dit moment mag je (cao-afhankelijk) maximaal 3 tijdelijke contracten geven. De meeste werkgevers kiezen daarom in eerste instantie voor een 7 maanden contract, zodat je het maximale uit de contractsduur kunt halen zonder risico te lopen.

Wat er verder in het arbeidscontract hoort te staan lees je in deze blog over het contract. Laten we ons dus focussen over wat je verder in het contract zet. De extra voorwaarden die je kunt bieden. Het is niet gek om naast verplichte onderdelen (zoals salaris, aantal uur en vakantiedagen), ook de voorwaarden vast te leggen waar een werknemer verder van geniet. De tertiaire arbeidsvoorwaarden zoals een lunch, vrijdagmiddagborrel of kerstpakket bijvoorbeeld.

Onthoud dat het arbeidscontract een document is waarin wordt vastgelegd wat werknemer en werkgever van elkaar mogen verwachten gedurende het dienstverband. Zolang het van toepassing is op de arbeidsrelatie mag je daar dus alles inzetten.

---

Starten in de job

Wat verwacht je van je nieuwe collega?

Eindelijk is het zover. Het recruitmentproces is geslaagd en je nieuwe collega start in de nieuwe functie. Mooi! Alle inspanningen hebben het gewenste resultaat opgeleverd.

Maar nu die lege stoel gevuld is krijg je al snel verwachtingen. Zie je al opdrachten voor je die je collega kan uitvoeren. Wat is realistisch? Wanneer mag je van je nieuwe medewerker resultaat verwachten?

Het antwoord daarop is: niet te snel. Zeker niet als het gaat om een starter. Iemand voor wie het werken in het algemeen nieuw is. Die heeft minimaal 3 tot 6 maanden nodig om gewend te raken aan het bedrijfsleven. Laat hem of haar in die periode nog niet geheel zelfstandig werken. Heeft je nieuwe collega meer ervaring? Bedenk dan van te voren hoe lang je iemand wilt geven om goed in zijn of haar functie te komen. Gun hem of haar die tijd ook en kijk achteraf pas terug.

Hoe richt je het onboarding traject in?

Je nieuwe collega start op korte termijn. Tijd om eens naar het inwerktraject te kijken. Hoe slimmer je de onboarding aanpakt, des te sneller jouw collega straks in zijn of haar nieuwe functie rolt. Hoe pak je het aan?

Bedenk hoe lang het inwerktraject mag zijn. Hoeveel weken wil je daarvoor uit plannen?
Pak het takenpakket van de nieuwe medewerker erbij. Welke taken moet hij of zij op korte termijn zelfstandig oppakken? Bedenk welke uitvoerende opdrachten de persoon in zijn of haar eerste weken alvast kan doen om in te komen. Verwerk deze in het inwerktraject.

Het is belangrijk om je medewerker in de eerste weken zoveel mogelijk te laten zien, ook van de werkzaamheden die hij of zij nog niet gaat oppakken. Projecten waar het team mee bezig is. Of waar die persoon over een paar maanden mee te maken krijgt. Waar kan je nieuwe medewerker in meekijken? Bij welke brainstorms, vergaderingen of bezoeken kan je medewerker aanwezig zijn? Plan de afspraken alvast in de agenda.

Waarschijnlijk merk je dat de agenda nog lang niet vol zit. Toch is het belangrijk om dat zo te laten. Iemand die nieuw is heeft tijd nodig om de werkzaamheden eigen te maken. Waar een medewerker normaal gesproken een half uur over een taak doet. Kan het de eerste weken 4 uur kosten. Of meer. Plan die tijd in, want iemand heeft het nodig.

Tip: vergeet niet in de agenda ruimte te maken voor feedbackmomenten

Plan alvast een aantal evaluatiegesprekken waarin je samen met je medewerker kijkt naar hoe het gaat. Onze ervaring met starters is dat ze in het begin veel behoefte hebben aan begeleiding en feedback.  Voorzie ze hiervan.

---

Evalueer

Belang van een goede evaluatie

Nu je eindelijk iemand hebt gevonden, wil je natuurlijk ook dat diegene blijft. Dat hoeft niet voor altijd te zijn, maar in ieder geval voor een paar jaar. Dat is in de huidige arbeidsmarkt nog niet zo makkelijk. Het gras is altijd groener aan de overkant. Hoe voorkom je dat je medewerker naar de buren loopt?

Onze tip hierin: luister naar wat je medewerkers willen. Uit arbeidsmarktonderzoek blijkt dat starters het liefst 2 tot 5 jaar in dezelfde functie blijven en bij hetzelfde bedrijf. Maar dat is de ideale situatie. In werkelijkheid zijn ze al na 1 tot 2 jaar weg. We zeggen niet dat dit volledig te voorkomen is met een gesprek, maar het helpt je wel om erachter te komen wat er bij je medewerker speelt. Waar zijn of haar dromen en ambities liggen. Welke rol jij als werkgever hierin kan spelen. Oftewel: evaluatie. En dat kan je op verschillende manieren aanpakken.

Evalueren kun je leren

De juiste persoon op de juiste plek is niet tijdelijk. Het is blijvend. Je wilt die plek continu faciliteren. De enige manier waarop dat kan is door middel van evaluatie.

Een evaluatie is niet meer dan een gesprek waarin je samen met je medewerker kijkt naar waar iemand staat. Wat hem of haar bezighoudt. Hoe die zelf vindt dat het gaat. De kans is groot dat je collega na een paar maanden beter weet waar zijn of haar passie ligt in de functie. Wat diegene leuk vindt. Of juist niet. Want wat als jij blij bent, maar iemand is toch niet gelukkig? Dan wil je daar door middel van evaluatie achterkomen.

Hoe vaak je wilt (of gaat) evalueren is aan jou. Wij adviseren je elke 3 tot 6 maanden een gesprek te voeren. Dit hoeft niet elke keer een uitgebreid gesprek te zijn van een uur. 10 minuten is voldoende om erachter te komen of iemand op z’n plek zit. Zo bied je alle ruimte voor het gesprek en doe jij echt je best voor een zowel blijvende als perfecte match.

---

Zo, nu weet je alles over recruitment

Heb je vragen of behoefte aan hulp of ondersteuning op het gebied van recruitment? We denken graag met je mee over de uitdagingen die je hebt. Laat hieronder je gegevens achter, dan nemen we contact met je op.