Privacy

Hier vindt u ons
privacystatement

WORK-ON PRIVACYSTATEMENT

1. Inleiding


Work-on hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. Work-on heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Work-on behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met dit privacy statement geeft Work-on jou inzicht hoe Work-on in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met jouw persoonsgegevens omgaat.

2. Wie zijn wij


Work-on Holding BV is gevestigd te Utrecht, Herculesplein 355 A, 3584 AA Utrecht en is samen met haar groepsmaatschappijen (Work-on BV en Work-on Services BV) die onder de naam Work-on actief zijn (hierna tezamen: Work-on) verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen waarvoor dit privacy statement geldt.

Work-on is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Work-on schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Work-on blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt Work-on contractuele afspraken over de omgang van jouw persoonsgegevens, zodat jouw privacy gewaarborgd blijft.

3. Technische informatie


Wanneer jij onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website wordt bezocht, het IP-adres van jouw apparaat, het IP-adres van jouw Internet Service Provider, het besturingssysteem dat jij gebruikt, de datum en tijd van je bezoek, het internetadres van de website vanwaar jij rechtstreeks bent doorgelinkt, de door jou bezochte pagina's en de informatie die jij hebt bekeken op de website, de geolocatie waar jij je bevindt en het materiaal dat jij opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

4. Cookies


Work-on maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Zo zijn wij in staat te bekijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aanpassen op de gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op jouw computer worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend wat jouw bezoek eenvoudiger maakt. Meer over ons cookiebeleid lees je HIER.

5. Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?


In de volgende gevallen is het ons toegestaan om jouw gegevens te bewaren en verwerken:

• Als jij Work-on toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, of om op verzoek van jou vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Work-on rust;
• Als de verwerking noodzakelijk is om jouw of andermans vitale belangen te beschermen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Work-on is opgedragen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Work-on of van een derde, behalve wanneer jouw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van jouw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

Wij kunnen ook gegevens van jou verzamelen indien jij deze hebt geplaatst op publieke middelen (zoals bijv. jobboards, vacaturebanken, cv-banken, LinkedIn ect) waaruit zou kunnen blijken dat jij geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen wij jou benaderen met de vraag of jij interesse hebt in onze dienstverlening conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy statement. Indien jij geen interesse hebt kunnen wij relevante gegevens van jou verwerken om jouw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

6. Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?


Jouw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan jou aangeboden hr-diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid en werving & selectie. Work-on gebruikt jouw gegevens voor onderstaande doeleinden:

• Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen;
• Je op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van Work-on en van derden;
• Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem;
• Jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten;
• Jou te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien jij je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
• Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
• Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
• Voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder trainingen, opleidingen en testen;
• Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
• Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
• Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met jou zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

7. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?


Work-on kan, als jij werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer, zelfstandig ondernemer en/of zakelijke relatie bent van Work-on, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. Jij bent zelf verantwoordelijk dat de door jou aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.

Werkzoekende of kandidaat

• NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
• Op vrijwillige basis andere content waarmee jij jezelf voorstelt (video, foto);
• Tijdens het sollicitatiegesprek vragen wij jou een foto van jezelf te maken voor in ons dossier en om jou volledig te kunnen voorstellen bij relevante opdrachtgevers. Indien jij niet akkoord gaat, maken wij vanzelfsprekend geen foto. Indien je wel akkoord gaat heb jij te allen tijde het recht om ons te vragen de foto te verwijderen;
• Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en zelfstandig ondernemer. Indien jij voor Work-on of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt, kan Work-on onderstaande gegevens verwerken:

• NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, Iban-nummer en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring; • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning;
• Gegevens in het kader van een pre-employment screening;
• Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Op vrijwillige basis andere content waarmee jij jezelf voorstelt (video, foto);
• Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

8. Derden


Work-on kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Work-on, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens Work-on diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”. Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Work-on heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

9. Jouw rechten


Wij hechten er waarde aan dat jij makkelijk gebruik kan maken van je rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als jij gebruik wenst te maken van een van de jou toekomende en hieronder benoemde rechten kan je zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen.

Inzage en/of wijzigen gegevens
Jij kan ons op elk gewenst moment via privacy@work-on.nl of 030-6365009 dan wel per brief aan Work-on, Herculesplein 355 A, 3584 AA Utrecht verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.
Daarnaast kan jij op elk gewenst moment contact met ons opnemen om jouw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van jou hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren. [Beschik jij over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kan jij mogelijk ook zelf jouw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen.] Wanneer wij jouw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij jou hiervan op de hoogte.

Verwerking van jouw gegevens beperken
Wanneer jij het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van jou bewaren, kan jij een verzoek indienen om tijdelijk de verwerking van jouw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van jouw gegevens tot deze naar jouw mening weer op orde zijn. Jij kan een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment via privacy@work-on.nl of 030-6365009 dan wel per brief aan Work-on, Herculesplein 355 A, 3584 AA Utrecht indienen. Wanneer wij de verwerking van jouw persoonlijke gegevens beperken, stellen wij jou hiervan op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen
Jij kan de persoonsgegevens die wij van jou bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm opvragen via privacy@work-on.nl of 030-6365009. Jij bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derden.

Recht om vergeten te worden
Wanneer jij geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kan jij een verzoek indienen van verwijdering van al jouw persoonlijke gegevens. Jij kan ons op elk gewenst moment via privacy@work-on.nl of 030-6365009 dan wel per brief aan Work-on, Herculesplein 355 A, 3584 AA Utrecht verzoeken al jouw gegevens te verwijderen. Jij kan daarnaast jouw eventueel verleende toestemming om jouw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van jouw persoonsgegevens waarvoor jij toestemming hebt verleend staken. Het intrekken van jouw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, responstermijn en kosten
Wij proberen jouw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Wij zijn verplicht jouw identiteit te controleren voordat aan jouw verzoeken kan worden voldaan. Jouw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of jij anders verzoekt. Voor de behandeling van de voorheen genoemde verzoeken brengen wij jou in beginsel geen kosten in rekening, tenzij jouw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien jij bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

10. Beveiliging


Work-on doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Work-on met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

11. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?


Kandidaat die (nog) niet via Work-on heeft gewerkt?
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien jij niet via Work-on hebt gewerkt. Wij zullen jou in ieder geval jaarlijks op de hoogte brengen dat jij nog bij ons bent ingeschreven.
Indien jij niet langer gebruik wilt maken van onze dienstverlening dan kan jij je uitschrijven bij jouw contactpersoon van Work-on. Jouw gegevens worden binnen drie maanden definitief verwijderd.

Kandidaat die wel via work-on werkt/heeft gewerkt of bemiddeld is
Conform fiscale regels van de belastingdienst zijn wij verplicht de persoonsgegevens die nodig zijn voor een deugdelijke salarisadministratie minimaal tot zeven jaar na einde dienstverband te bewaren. Indien jij niet langer gebruik wilt maken van onze dienstverlening, dan kan jij dit bij jouw contactpersoon binnen Work-on aangeven. Wij zullen jou dan niet meer benaderen voor onze dienstverlening. De persoonsgegevens zijn enkel beschikbaar voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

Persoonsgegevens zakelijke relaties
Met de persoonsgegevens van zakelijke relaties bedoelen wij de contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, oude opdrachtgevers, prospects, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee Work-on een zakelijke relatie onderhoud. Wij verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens: naam, contactgegevens (email, telefoonnummers) en functie van de contactpersonen van zakelijke relaties.
Work-on verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn bij bovengenoemde zakelijke relaties om:
• Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen;
• Opdrachtovereenkomsten te sluiten;
• Aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening van Work-on en overige zakelijke activiteiten;
• Een zakelijke relatie te onderhouden.

Work-on kan deze persoonsgegevens van haar zakelijke relaties doorgeven aan een derde indien dit nodig is ter verwezenlijking van de bemiddeling dan wel ten behoeve van de doelstellingen van de zakelijke relatie. De gegevens kunnen onder meer worden doorgegeven aan: kandidaten, sollicitanten, werknemers, zakenrelaties, andere Work-on entiteiten, onderaannemers die namens Work-on diensten verlenen, overheidsinstanties en in alle overige gevallen waarin Work-on hiertoe verplicht kan worden.

12. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek


Heb jij vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Work-on, dan kan jij schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via privacy@work-on.nl of 030-6365009 dan wel per brief aan Work-on, Herculesplein 355 A, 3584 AA Utrecht. Indien jij het niet eens bent met het gebruik van jouw persoonsgegevens door Work-on, kan jij eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is er sprake van een (vermoedelijke) datalek, dan verzoeken wij jou dit direct te melden via privacy@work-on.nl of 030-6365009.

13. Wijzigingen


Work-on behoudt zich het recht om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Work-on en een betrokkene.

14. Overige bepalingen


Op de bepalingen uit dit privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.

NOG VRAGEN?
STEL ZE VIA CONTACT