Blog
Vergaderen op de (online) werkvloer
Je eerste maanden bij een nieuwe werkgever. Spannend, maar vooral leuk. Je collega’s beter leren kennen, nieuwe tools ontdekken en je de lokale gebruiken eigen maken. Allemaal om zo snel mogelijk je weg te vinden binnen de organisatie. Vergaderen. 1 van die gewoontes die men dagelijks toepast. Waarom eigenlijk? Hoe anders ziet dit eruit nu veel vergaderingen online plaatsvinden en wat zijn de grootste do’s en don’ts binnen zo’n bijeenkomst. Tijd voor een spoedcursus.
Waarom gebruik maken van vergaderingen loont
Het doel van iedere (digitale) bijeenkomst kan per agendapunt verschillen. Van het doorgeven van informatie via een mededeling en het geven van instructies tot het opmaken van ambitieuze plannen, inclusief duidelijke rolverdeling. Daarnaast worden vergaderingen ingezet voor het stimuleren van de saamhorigheid, motivatie en de teamgeest. Niet dat jij extra motivatie nodig hebt. Want alles mag dan nu even iets anders verlopen dan verwacht, dit laat je niet ten koste gaan van je enthousiasme en de drang om te knallen. Iedere vergadering kent standaard een voorzitter en een notulist. De eerst neemt de leiding in de gesprekken en zorgt ervoor dat de focus niet te ver afwijkt van de te bespreken agendapunten. De notulist schrijft alle belangrijke zaken en actiepunten op. Om deze aan het eind rond te sturen naar alle deelnemers.
De daily huddle blijkt van alle vergaderingen de belangrijkste om als team zoveel mogelijk uit iedere dag te halen. In slechts 15 minuten komen iedere dag 3 essentiële onderdelen aan bod: ieders prioriteiten van die dag, de belangrijkste kpi’s en eventuele ‘stucks’. De laatste belemmeren je bij het behalen van je doelen en kunnen vaak in overleg al snel getackeld worden. Uit onderzoek blijkt deze manier van focussen uiterst effectief. Het gevolg? Minder ruis, meer focus en meer gedaan krijgen in een dag. Als individu en als team. Lekker!
De grootste verschillen tussen online en offline vergaderen
Haast iedereen heeft momenteel te maken met een andere manier van werken. Het gaat ook wel even duren voor hier weer verandering in komt. Vergaderingen vinden niet meer face to face, maar online plaats. Dankzij apps als Zoom is dit prima mogelijk. Gelukkig vallen de verschillen tussen beide mee. Je voorbereiding is gelijk en ook je inbreng hoeft niet te wijzigen. Wacht wel even tot je nadrukkelijk het woord krijgt van de voorzitter. Schrijf eventuele opmerkingen voor jezelf op. Breng deze pas in zodra je aan het woord bent en roep ze niet uit het niets door je microfoon. Voor je het weet beland je in een digitaal kippenhok en is de uitgang zoek.
In een standaard vergadering kunnen cijfers of presentaties gemakkelijk getoond worden. Bijvoorbeeld via een beamer, whiteboard of een tv scherm. Wil je er in een online vergadering voor zorgen dat iedereen je werk ziet? Stuur het dan vooraf tijdig in een duidelijke mailing rond en laat dit niet op het laatste moment aankomen. Of deel je scherm tijdens de vergadering zelf. Zoals zo vaak: voorbereiding is key.
Wat doe je wel en wat niet
Een vergadering is geen voetbalwedstrijd vol strenge spelregels waarbij een overtreding je op een gele of zelfs rode kaart komt te staan. Wel bestaan er een aantal ongeschreven regels waar iedereen zich aan houdt. Een overzicht.
Zo pak je het aan;
- zorg voor een goede voorbereiding. En een goede verbinding;
- voeg enkel extra agendapunten toe op het moment dat men dit vraagt;
- ga in een rustige ruimte zitten zonder afleiding op de achtergrond;
- mute je eigen microfoon wanneer je geen inbreng hebt;
- wacht met het geven van input tot je de beurt krijgt.
Waar blijf je van weg;
- wijk niet te ver en onnodig van het onderwerp af;
- stel geen onduidelijke of verwarrende vragen;
- zit niet non stop met je huisdier op schoot. Een voorstelrondje is meer dan genoeg.
Zorg dat de bovenstaande richtlijnen je houvast bieden, bekijk als team wat als beste werkt en laat het verder vooral op je afkomen.
