Blog

‘Samen in plaats van als leverancier en klant’

Wij introduceren SURF. Onze partner en corporatie waarin meer dan 100 onderwijs- en onderzoeksinstellingen in Nederland samenwerken om de kansen van digitalisering ten volle te benutten. Met als doel: beter en flexibeler onderwijs en onderzoek. Dit doen ze met een groot team vanuit het kantoor in Utrecht.

Op het kantoor van SURF geldt 1 duidelijke regel. De receptie moet dagelijks met minimaal 2 man bezet zijn en het vergadercentrum met 1 man. Altijd. Gegarandeerd. Maar dat is best lastig wanneer je maar 4 vaste receptiemedewerkers en 1 vaste medewerker voor het vergadercentrum in vaste dienst hebt.

Want wat als 1 van hen een dag vrij wilt? Of ziek wordt? Dan heb je al snel een uitdaging in je personeelsinzet. Tenzij je gebruikmaakt van een aantal flexkrachten natuurlijk. Precies de reden dat Surf 3 jaar geleden onze hulp heeft ingeschakeld.

Aan het woord Terry Veldkamp, senior facilitair medewerker bij Surf.

Terry, met hoeveel mensen werken jullie precies op vaste basis?

‘De vaste kern bestaat uit 7 medewerkers waarvan ik er 1 ben. De basis is wat dat betreft klein. Enerzijds zijn we daardoor heel hecht, anderzijds ook beperkt qua inzet. Zeker op onze receptie waar we iedere dag met 2 man willen werken.’

Ja, want om de vaste bezetting te kunnen waarborgen schakelen jullie uitzendkrachten in. Work-on helpt jullie hierbij.

‘Klopt. We hebben qua personeelsinzet weinig ruimte. Niet direct een probleem op korte termijn, maar natuurlijk wel wanneer we vooruit kijken. We hebben allemaal recht op vakantie of een spontane dag vrij. Dit wil je als bedrijf dan ook goed kunnen ondervangen. Daarom maken we standaard gebruik van verschillende uitzendkrachten. Zo kunnen we de vaste bezetting op de receptie altijd waarborgen.’

Maakt vast of flexibel personeel dan nog verschil?

‘Nee, eigenlijk niet. We zijn samen 1 team. Vast in dienst of uitzendkracht is bij ons wat dat betreft gelijk. En loopt ook wel eens door elkaar heen. Sommige uitzendkrachten worden uiteindelijk vaste medewerkers. Of blijven gewoon jarenlang plakken. Myrthe is daar een goed voorbeeld van. Zij is 3 jaar geleden via jullie als uitzendkracht bij ons aan de slag gegaan en werkt er nog steeds. Als ik nu met talentcoach Marit praat over de werving van nieuwe uitzendkrachten, hebben we het ook altijd over de zoektocht naar een nieuwe Myrthe.’

Type Myrthe dus. Hoe omschrijf je dit type het best?

‘Eigenlijk gewoon een werknemer die overal voor gaat. Vol enthousiasme en stressbestendig, want het kan heel druk zijn en dan moet je meerdere dingen tegelijk kunnen managen. Ze is iemand die van aanpakken weet, ‘werk ziet’. Een type: niet afwachten maar zelf initiatief tonen. Plus jezelf niet bij ieder kuchje ziekmelden. Klinkt misschien voor de hand liggend, maar er zijn er genoeg die alleen exact doen wat je van ze vraagt. Zijn ze daarmee klaar, gaan ze gewoon ergens zitten. Wat we vragen is ook niet altijd even makkelijk. Je krijgt hier met alle lagen van de maatschappij te maken en moet hiermee kunnen omgaan. Degene die dat goed kunnen, worden snel in het team opgenomen en blijven daardoor ook vrij lang bij ons hangen. Juist daarom zoeken we uitzendkrachten die betrouwbaar zijn en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben.’

Talentcoach Marit helpt jullie hierbij. Hoe is het contact onderling?

‘Goed en persoonlijk. Dat waardeer ik enorm. We werken inmiddels al zolang samen dat we genoeg hebben aan een korte uitleg. Dat maakt dat we snel kunnen schakelen. Wanneer het goed gaat, maar ook als er iets misloopt.’

Heb je hier een specifiek voorbeeld van?

‘Ja. Een tijdje geleden wilde 1 uitzendkracht er uit het niks mee stoppen. Van een ziekmelding op de ene dag tot het aanbieden van haar ontslag op de andere. Je investeert in iemand en ze was net volledig ingewerkt. Dan is dit niet waar je op zit te wachten. Sterker nog: je eerste ingeving is boos worden op iemand. Maar Marit was me in dit geval voor. Ze had dit vervelende gesprek uit eigen initiatief al op zich genomen. Plus de werving opnieuw opgestart. Dit gaf mij extra rust en de mogelijkheid om meer medeleven te tonen in het gesprek met deze kandidaat.’

Klinkt als een prettige samenwerking?

‘Zeker! Het zijn de kleine dingen die het doen. Gewoon een: “hoe gaat het nu en hoe gaat het met alle uitzendkrachten?” is voldoende om de betrokkenheid te voelen. Ook de verstuurde attenties laten zien dat jullie betrokken zijn en blijven. Zo creëer je een band met elkaar en krijg je echt een samenwerking in plaats van een standaard verhouding tussen leverancier en klant. Het onderlinge contact is nu nog net iets intensiever. 1 keer in de maand is normaal voldoende. Is er sprake van een vacature, dan ligt dit aantal uiteraard hoger. Al moet ik zeggen dat dit altijd als vanzelf loopt.’

‘Samen in plaats van als leverancier en klant’


Wij introduceren SURF. Onze partner en corporatie waarin meer dan 100 onderwijs- en onderzoeksinstellingen in Nederland samenwerken om de kansen van digitalisering ten volle te benutten. Met als doel: beter en flexibeler onderwijs en onderzoek. Dit doen ze met een groot team vanuit het kantoor in Utrecht.

Op het kantoor van SURF geldt 1 duidelijke regel. De receptie moet dagelijks met minimaal 2 man bezet zijn en het vergadercentrum met 1 man. Altijd. Gegarandeerd. Maar dat is best lastig wanneer je maar 4 vaste receptiemedewerkers en 1 vaste medewerker voor het vergadercentrum in vaste dienst hebt.

Want wat als 1 van hen een dag vrij wilt? Of ziek wordt? Dan heb je al snel een uitdaging in je personeelsinzet. Tenzij je gebruikmaakt van een aantal flexkrachten natuurlijk. Precies de reden dat Surf 3 jaar geleden onze hulp heeft ingeschakeld.

Aan het woord Terry Veldkamp, senior facilitair medewerker bij Surf.

Terry, met hoeveel mensen werken jullie precies op vaste basis?

‘De vaste kern bestaat uit 7 medewerkers waarvan ik er 1 ben. De basis is wat dat betreft klein. Enerzijds zijn we daardoor heel hecht, anderzijds ook beperkt qua inzet. Zeker op onze receptie waar we iedere dag met 2 man willen werken.’

Ja, want om de vaste bezetting te kunnen waarborgen schakelen jullie uitzendkrachten in. Work-on helpt jullie hierbij.

‘Klopt. We hebben qua personeelsinzet weinig ruimte. Niet direct een probleem op korte termijn, maar natuurlijk wel wanneer we vooruit kijken. We hebben allemaal recht op vakantie of een spontane dag vrij. Dit wil je als bedrijf dan ook goed kunnen ondervangen. Daarom maken we standaard gebruik van verschillende uitzendkrachten. Zo kunnen we de vaste bezetting op de receptie altijd waarborgen.’

Maakt vast of flexibel personeel dan nog verschil?

‘Nee, eigenlijk niet. We zijn samen 1 team. Vast in dienst of uitzendkracht is bij ons wat dat betreft gelijk. En loopt ook wel eens door elkaar heen. Sommige uitzendkrachten worden uiteindelijk vaste medewerkers. Of blijven gewoon jarenlang plakken. Myrthe is daar een goed voorbeeld van. Zij is 3 jaar geleden via jullie als uitzendkracht bij ons aan de slag gegaan en werkt er nog steeds. Als ik nu met talentcoach Marit praat over de werving van nieuwe uitzendkrachten, hebben we het ook altijd over de zoektocht naar een nieuwe Myrthe.’

Type Myrthe dus. Hoe omschrijf je dit type het best?

‘Eigenlijk gewoon een werknemer die overal voor gaat. Vol enthousiasme en stressbestendig, want het kan heel druk zijn en dan moet je meerdere dingen tegelijk kunnen managen. Ze is iemand die van aanpakken weet, ‘werk ziet’. Een type: niet afwachten maar zelf initiatief tonen. Plus jezelf niet bij ieder kuchje ziekmelden. Klinkt misschien voor de hand liggend, maar er zijn er genoeg die alleen exact doen wat je van ze vraagt. Zijn ze daarmee klaar, gaan ze gewoon ergens zitten. Wat we vragen is ook niet altijd even makkelijk. Je krijgt hier met alle lagen van de maatschappij te maken en moet hiermee kunnen omgaan. Degene die dat goed kunnen, worden snel in het team opgenomen en blijven daardoor ook vrij lang bij ons hangen. Juist daarom zoeken we uitzendkrachten die betrouwbaar zijn en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben.’

Talentcoach Marit helpt jullie hierbij. Hoe is het contact onderling?

‘Goed en persoonlijk. Dat waardeer ik enorm. We werken inmiddels al zolang samen dat we genoeg hebben aan een korte uitleg. Dat maakt dat we snel kunnen schakelen. Wanneer het goed gaat, maar ook als er iets misloopt.’

Heb je hier een specifiek voorbeeld van?

‘Ja. Een tijdje geleden wilde 1 uitzendkracht er uit het niks mee stoppen. Van een ziekmelding op de ene dag tot het aanbieden van haar ontslag op de andere. Je investeert in iemand en ze was net volledig ingewerkt. Dan is dit niet waar je op zit te wachten. Sterker nog: je eerste ingeving is boos worden op iemand. Maar Marit was me in dit geval voor. Ze had dit vervelende gesprek uit eigen initiatief al op zich genomen. Plus de werving opnieuw opgestart. Dit gaf mij extra rust en de mogelijkheid om meer medeleven te tonen in het gesprek met deze kandidaat.’

Klinkt als een prettige samenwerking?

‘Zeker! Het zijn de kleine dingen die het doen. Gewoon een: “hoe gaat het nu en hoe gaat het met alle uitzendkrachten?” is voldoende om de betrokkenheid te voelen. Ook de verstuurde attenties laten zien dat jullie betrokken zijn en blijven. Zo creëer je een band met elkaar en krijg je echt een samenwerking in plaats van een standaard verhouding tussen leverancier en klant. Het onderlinge contact is nu nog net iets intensiever. 1 keer in de maand is normaal voldoende. Is er sprake van een vacature, dan ligt dit aantal uiteraard hoger. Al moet ik zeggen dat dit altijd als vanzelf loopt.’

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en wij houden je wekelijks op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom hr, recruitment, duurzame flexibiliteit, de arbeidsmarkt en personeel. We gaan je niet spammen. Beloofd.