Hoe zorg je voor een soepele overdracht voor je collega’s?

Hoge temperaturen, airco’s die overuren draaien, ijsjes (of ijskoffies) die worden uitgedeeld op de werkvloer en meerdere collega’s die voor langere tijd afwezig zijn. Dat kan maar één ding betekenen: de zomer is aangebroken. Staat ook jouw vakantie voor de deur? Dan is dit hét moment om even stil te staan bij je overdracht. Welke acties of taken moeten er in je afwezigheid worden uitgevoerd, hoe help je je collega’s hierbij en wie maak je verantwoordelijk? Na het lezen van deze blog weet jij precies hoe je een goede overdracht schrijft. Beloofd.

Begin op tijd met je overdracht

Schrijf om te beginnen op wat er tijdens je vakantie allemaal opgepakt moet worden. Niet met pen en papier, maar digitaal. En wacht hier niet te lang mee. De kans is groot dat je dingen vergeet wanneer je pas last-minute een lijstje maakt. Begin een week voor je vakantie alvast met het schrijven van je overdracht. Gevolg? Overzicht op je beeldscherm en rust in je hoofd.

Maak het overdraagbaar

Waar vinden je collega’s de belangrijkste informatie? En hoe voeren ze bepaalde taken uit? Wat voor jou logisch is, kan voor een ander voelen als een doolhof in het donker. Neem je collega’s daarom mee in waar ze alles kunnen vinden en licht je overdracht toe in een 1-op-1-gesprek. Komen er tijdens het gesprek vragen omhoog, dan kun je die direct beantwoorden.

Vraag wie tijd heeft

Wil je even dit, zou je even dat. Niet iedereen zegt even makkelijk nee tegen een verzoek van een collega, zelfs niet als daar eigenlijk geen ruimte voor is. Al je taken bij één persoon neerleggen lijkt makkelijk, maar is het zelden. Verdeel je taken en vraag voordat je iemand aanwijst eerst hoeveel tijd hij of zij heeft. Pas dan kun je inschatten of je verzoek realistisch is.

Geef verantwoordelijkheid en laat dit duidelijk voelen

Voor een collega blijft de eigen agenda vaak de grootste prioriteit. Dat veranderen is niet eenvoudig. Hoe maak je jouw werk het werk van een ander? Plan een fysiek terugkoppelmoment. Wanneer geeft je collega een update? Laat hem of haar zelf het moment en de plek voorstellen. Zodra dit in de agenda staat, ligt de verantwoordelijkheid ook echt bij hen. Spreek elkaar face-to-face, bevestig afspraken per mail en laat zo niets aan het toeval over. Zodra dit moment in de agenda staat ligt ook de verantwoordelijkheid bij hen en mag je er iemand ook op aanspreken wanneer iets niet gelukt is.

In 5 stappen naar een goede overdracht:

1. Begin een week van tevoren
2. Zet je taken overzichtelijk op een rij (digitaal)
3. Verdeel ze realistisch over collega’s
4. Bespreek je overdracht in een 1-op-1
5. Leg afspraken vast per mail
6. Geniet van je vakantie!

Nu ben jij helemaal voorbereid om met een gerust hart op vakantie te gaan. Je collega’s houden de boel draaiende, terwijl jij geniet van je welverdiende rust. En de volgende keer? Dan doe jij het voor hen. Fijne vakantie alvast!