Een goede overdracht schrijven voor je collega’s

Hoge temperaturen, airco’s die overuren draaien, ijsjes (of ijskoffie’s) die worden uitgedeeld op de werkvloer en meerdere collega’s die voor langere tijd afwezig zijn. Dat kan maar 1 ding betekenen: de zomer is aangebroken. Staat ook jouw vakantie voor de deur? Winst! Lekker even tijd voor jezelf en de kans om volledig op te laden. Vergeet je niet om een goede overdracht te schrijven voor je er tijdelijk vandoor gaat? Welke acties of taken moeten er in je afwezigheid worden uitgevoerd, hoe help je ze hierbij en wie maak je verantwoordelijk? Na het lezen van deze blog weet jij precies hoe je een goede overdracht schrijft. Beloofd.

Bewaar het overzicht en neem je collega’s mee in de overdracht

Schrijf om te beginnen op wat er tijdens je vakantie allemaal opgepakt moet worden. Niet met pen en papier, liever digitaal. En wacht hier niet te lang mee. Dikke kans dat je dingen vergeet wanneer jij pas last-minute aan de slag gaat met een lijstje. Een week voor je vakantie je overdracht alvast compleet hebben is prima. Gevolg? Overzicht op je beeldscherm en rust in je hoofd.
Waar komt men de belangrijkste dingen tegen en hoe voeren ze bepaalde taken uit? Veel dingen die in jouw hoofd logisch zijn kunnen voor een ander aanvoelen als een doolhof in het donker. Neem je collega’s ook mee in waar ze alles kunnen vinden en licht je overdracht in een 1 op 1 gesprek toe. Komen er bij de ander vragen omhoog, heb je direct de kans deze te beantwoorden.

Vraag hoeveel tijd men vrij heeft

Wil je even dit, zou je even dat. Niet iedereen zegt even makkelijk nee tegen een verzoek van een collega. Zelfs wanneer men er eigenlijk geen tijd voor heeft. Al je taken wegleggen bij die persoon klinkt al snel als de makkelijkste oplossing. Maar zeker niet de beste. Verdeel je taken en vraag voor je iemand aanwijst eerst hoeveel tijd hij of zij over heeft. Pas wanneer je hier een beeld van hebt valt in te schatten of het realistisch is dat iedereen aan je verzoek kan voldoen.

Geef verantwoordelijkheid en laat dit duidelijk voelen

Voor een collega blijft een eigen agenda al snel de grootste prioriteit. Dit veranderen is niet eenvoudig. Hoe maak je jouw werk het werk van een ander? Een fysiek terugkoppelmoment plannen helpt hierbij. Verantwoordelijkheid geven is goed, deze nog even extra laten voelen nog beter. Wanneer komt je collega hierop terug? Laat de ander ook een voorstel doen over de tijd en de plek. Zodra dit moment in de agenda staat ligt ook de verantwoordelijkheid bij hen en mag je er iemand ook op aanspreken wanneer iets niet gelukt is. Maak je afspraken face-to-face en bevestig ze over de mail. Zo heeft iedereen een mooi vangnet om op terug te vallen en laat je niets aan het toeval over. Rest mij niets anders dan je een fijne vakantie te wensen. Stuur je wel een kaartje?