Ziekteverzuim en verlof terugdringen

Het ziekteverzuim en verlof terugdringen in jouw organisatie? Misschien een vraag waar jij je mee bezighoudt en waarop je een antwoord zoekt. Zeker als de oorzaken van het verzuim nog niet duidelijk zijn. Er is geen goed of fout, laat ik dat vooropstellen. Elke situatie kent z’n eigen oplossing. Toch zijn er een aantal stappen die je kunt doorlopen om tot de juiste oplossing te komen.

Aan de hand van een voorbeeld van één onze partners neem ik je mee in een praktisch stappenplan voor het terugdringen van ziekteverzuim en verlof in jouw organisatie.

Voorbeeldsituatie: Imagine | 300+ personeel | Gevestigd in de randstad

Het is mei 2020. Lisa werkt als recruiter voor een uitzendbureau. Bij één van haar opdrachtgevers Imagine ligt het ziekteverzuimpercentage gevoelsmatig te hoog. Ze merkt dat medewerkers zich steeds makkelijker ziek melden. Zeker weet ze het niet, want ze heeft geen inzicht in de exacte verzuimcijfers. Voor verzuim worden deze simpelweg niet goed genoeg bijgehouden. Terwijl dit juist nu belangrijk is om te weten. In het 3e kwartaal start Lisa daarom samen met het team met het bijhouden van verzuim. Na enkele weken wordt duidelijk dat het verzuim bij Imagine inderdaad hoger ligt dan bij andere werkgevers in de omgeving. Van het totaal aantal ziekmeldingen is 91% afkomstig van Imagine. Waar ligt dit aan? Zijn medewerkers echt ziek of is er een onderliggend probleem dat zorgt voor meer verzuim? Aan Lisa en haar team de taak om dat uit te zoeken.

In het voorbeeld van Imagine heeft recruiter Lisa het gevoel dat medewerkers zichzelf te makkelijk ziekmelden. Wat als Lisa hierin niet de enige is en dit gevoel ook speelt bij de rest van het team of de afdeling?

Hoe meer medewerkers het gevoel krijgen in de steek te worden gelaten door hun collega’s, des te groter het probleem wordt. De loyaliteit vermindert en het wantrouwen groeit. Waarschijnlijk met meer verzuim tot gevolg. Dat wil je voorkomen. Juist daarom is dit het moment om in te grijpen.

Aandacht voor het verzuimgesprek

Om het verzuim zo snel mogelijk terug te dringen, gaat Lisa met haar team om tafel. Stap 1 is een kennissessie waarin Lisa en het team kritisch kijken naar hun eigen rol in het proces en gesprekstechnieken oefenen om meer bewustwording te creëren voor het verzuimgesprek. Al snel zijn ze het eens: we schenken te weinig aandacht aan het verzuimgesprek. Tijd om daar verandering in te brengen. Het team besluit open vragen te stellen bij een ziekmelding, zodat de reden van het verzuim duidelijk wordt. Ook wanneer blijkt dat de medewerker zich onlangs al heeft ziek gemeld worden hier vragen over gesteld. Dit alles zonder de grenzen van “ben je wel echt ziek?” te overschrijden. Met extra aandacht voor het verzuimgesprek hopen Lisa en haar collega’s de reden van verzuim te ontdekken of de medewerkers van Imagine echt ziek zijn of dat er een achterliggende oorzaak is. Teveel werkdruk in het team, een gebrek aan aandacht of onzekerheid dat zorgt voor onrust en uiteindelijk leidt tot verzuim. De aanscherping van het verzuimbeleid moet hier inzicht geven in de oorzaak van het verzuim.

Aan de slag met het terugdringen van ziekteverzuim en verlof binnen jouw organisatie

In het voorbeeld van Imagine twijfelen Lisa en het team aan de geldigheid van het verzuim. Ze gaan zich focussen op het achterliggende probleem om verzuim mogelijk te voorkomen in de toekomst. Hoe zit dat bij jou? Is het mogelijk dat het hoge verzuimpercentage in jouw bedrijf wordt veroorzaakt door een werkgerelateerd probleem? Uit onderzoek van De Steven blijkt dat 40% van het ziekteverzuim een werkgerelateerde oorzaak heeft. Denk aan:

• Werkdruk of stress
• Baanzekerheid (mede door de crisis versterkt)
• Spanningen in teams
• Weinig plezier in het werk
• Niet gehoord voelen
• Ongelijke waardering

Over het algemeen zijn dit factoren waar je op kan sturen, zolang je weet dat ze spelen bij je medewerkers, in de teams of op de werkvloer. De vraag is of je nu voldoende inzicht hebt in wat er speelt in de teams en bij je medewerkers. Of moet je net als Lisa nog op zoek naar het achterliggende probleem?

Tackle verzuim in 4 stappen

Hoe pak je het aan? Voor het beheersen van verzuim in jouw organisatie heeft Adviesbureau Scholte advisering een praktische stappenplan opgesteld. Wij voegen hier graag nog 1 stap aan toe.

Stap 1 | Maak verzuim meetbaar

Zorg dat je altijd in 1 oogopslag kunt zien wat het verzuimgedrag is van een medewerker, zodat je inzicht hebt in wie (vaak) kort verzuimd of langdurig ziek is.

Stap 2 | Stel doelen voor het verzuimpercentage in jouw organisatie

0 is niet haalbaar, maar minder is altijd beter. Maak concreet welke daling jij komende maand, kwartaal of jaar wilt zien.

Stap 3 | Geef verzuimende medewerkers extra aandacht

Door het meten is weten principe te hanteren weet je precies op wie jij je aandacht wilt richten. Investeer extra tijd in mensen en zorg dat je weet wat er bij ze speelt.

Stap 4 | Evalueer op het verzuimbeleid

Houd grip op verzuim en bekijk per kwartaal wat er is veranderd. Wat gaat goed? Wat kan beter? Zijn medewerkers tevreden? Evalueer regelmatig om zicht te houden op verzuim en -beleid.

Afname van 45% in het aantal ziekmeldingen

Het einde van het jaar is in zicht. De laatste 3 maanden van 2020 hanteren Lisa en het team de nieuwe maatregelen rondom verzuim. Geen ziekmelding wordt geaccepteerd zonder geldige reden. De meesten zijn gewoon echt ziek. Toch blijkt een gebrek aan motivatie bij een enkeling het achterliggende probleem te zijn. Door met ze in gesprek te gaan en de medewerkers van Imagine actief te wijzen op het opnemen van vakantiedagen, merken Lisa en het team verschil. Medewerkers melden zich niet langer ‘zomaar’ ziek waardoor het aantal ziekmeldingen steeds verder afneemt. Het patroon lijkt doorbroken. Dit wordt bevestigd als Lisa na de Kerst de verzuimcijfers bekijkt. Het aantal ziekmeldingen bij Imagine is in het 4e kwartaal met 45% gedaald t.o.v. van het 3e kwartaal. Goed nieuws, aangezien het landelijke verzuimpercentage juist is gestegen. In hoeverre dit resultaat blijvend is, moet in 2021 blijken. Toch kijkt het team positief terug. Het aangescherpte beleid heeft het ziekteverzuim in het 4e kwartaal in ieder geval met succes verminderd.

Ziekteverzuim en verlof terugdringen: wat werkt voor jou?

Verzuim terugdringen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Misschien ligt de oplossing wel voor de hand. Zoals eerder gezegd kent elke situatie een eigen oplossing.
Heb jij het gevoel dat verzuim vaker optreed bij dezelfde mensen? Extra aandacht geven aan je personeel kan nooit kwaad. Ik ben benieuwd wat jij met aandacht geven ontdekt.

Meer weten over ziekteverzuim?

We hebben alle blogs en artikelen over dit onderwerp verzameld in ons blogoverzicht.