Blog
Timemanagement is een verzamelnaam voor alles wat te maken heeft met effectief en efficiënt je tijd indelen. We hebben allemaal dezelfde uren in een dag. Toch delen we die allemaal op een andere manier in. Zo valt het je bijvoorbeeld op dat jouw collega ‘s ochtends al door haar takenlijstje is, terwijl jij nog steeds met je eerste to-do bezig bent. Dat is natuurlijk helemaal niet erg, zolang jij je deadlines maar haalt. Maar het kan zijn dat je aan het eind van de dag ziet dat je lang niet alles hebt gedaan wat op jouw planning stond en dat is frustrerend. Dus hoe werkt timemanagement? Wat kun je doen om jouw tijd beter in te delen? In deze blog geef ik je 5 tips die jou helpen om de controle weer terug te pakken.
Beter worden met timemanagement
Gelukkig zijn er eindeloos veel timemanagement methodes die je kunt proberen om je tijd efficiënter in te delen en aan het eind van de dag met een tevreden gevoel naar huis te gaan. Mijn advies: geef deze tips een kans en kijk wat voor jou wel of juist niet werkt. Zo heb ik zelf veel gehad aan het inkorten van mijn to-do-lijstjes, maar heb jij misschien veel meer aan de zogenaamde ten-minute rule.
Tip 1: less is more
Ik ben een echte lijstjes lover: geen dag is compleet zonder een uitgebreide to-do-list met alles wat ik in een dag gedaan wil hebben. Zorgt dit ervoor dat ik altijd mijn zaakjes op orde heb? Misschien lijkt het alsof ik een georganiseerd persoon ben, maar in mijn hoofd is het vaak nog steeds een grote chaos. Toegegeven: dit is voor mij nog steeds een struikelblok. Maar stukje bij beetje leer ik om orde te scheppen en to get shit done. Hoe? Door duidelijke prioriteiten te stellen. Prioriteiten stellen is een belangrijke vaardigheid die je gaat ontwikkelen tijdens je eerste jaren op de werkvloer. Maar ook als je pas net aan het werk bent, is er een manier om jezelf hierin te trainen. De truc: geen lange lijstjes meer maken, maar een maximum van 3 to-do’s opschrijven. Ik hoor je al denken: ik heb veel meer dan 3 dingen te doen! Toch ga je proberen om je aan deze regel te houden. Stel jezelf deze vraag: “Voor welke taken geldt dat ik in de problemen kom als ze aan het eind van de dag nog niet af zijn?” Grote kans dat je hier maar zo’n 3 taken voor kunt verzinnen. Zijn het er toch meer? Begin dan met de 3 taken waar je het meest tegenop ziet. Even door de zure appel bijten en wedden dat jij ‘s ochtends al je belangrijkste to-do’s hebt afgevinkt? Door maar 3 taken op je lijstje te hebben, voel je je minder gejaagd en kun je je dus beter focussen. Ben je klaar met de eerste 3 taken? Dan maak je weer een nieuwe top-3.
Tip 2: vertrouw niet alleen op motivatie
Goede voornemens: we zijn er allemaal wel eens vol goede moed aan begonnen en in februari alweer afgehaakt. Hoe zorg je er nu voor dat je toch je doelen behaalt, ook al ben je niet (meer) gemotiveerd? Mijn tip: laat niet alles afhangen van je motivatie. Want ik kan je vertellen dat je het grootste gedeelte van de tijd allesbehalve gemotiveerd bent. Jezelf elk uur een peptalk geven is ook niet de oplossing. Veel beter is het om gewoontes te creeën. Hoe je dat doet? Door op vaste momenten van de dag of week datgene te doen dat je wil of moet doen. Na een paar weken hoef je er waarschijnlijk niet meer over na te denken en doe je het op de automatische piloot.
Tip 3: stel concrete doelen
Er was een periode dat ik puur en alleen de dag probeerde door te komen. Met deze instelling verloor ik niet alleen mijn kortetermijndoelen, maar ook mijn langetermijndoelen uit het oog. En dat is zonde, want doelen behalen geeft je een boost. Hoe voorkom je zo’n mindset? Probeer je doelen concreet op papier te zetten. Ook hierbij geldt: less is more. Zo blijf je gefocust op wat voor jou echt belangrijk is. Naast het bijhouden van je professionele doelen is het ook belangrijk om persoonlijke doelen concreet te maken. Zo kun je per maand een nieuw doel bedenken dat je uitwerkt in wekelijkse en dagelijkse doelen. Uiteindelijk moeten jouw dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse doelen bijdragen aan je langetermijndoel.
Tip 4: gebruik tijdslimieten
Even door social media scrollen tijdens je werk: we zijn er allemaal wel eens schuldig aan. Ook thuis gaat er soms flink wat tijd zitten in al dat scrollen. En dat kan zonde zijn als je een belangrijke deadline of prioriteit hebt die dag. Er zijn gelukkig meerdere methodes bedacht om gefocust te werken. Ze hebben allemaal hetzelfde gemeen: je stelt een timer in en voor een bepaalde tijd ga jij zonder afleiding aan die ene taak werken. Misschien heb je al gehoord van de pomodoro-techniek: je zet een timer voor 25 minuten om 1 taak af te ronden, waarna je 5 minuten pauze neemt. Dit proces herhaal je tot je 4 taken hebt afgevinkt. Dan neem je een langere pauze en begin je weer opnieuw. Teveel gedoe om zelf timers in te stellen? Download dan gewoon de gratis app. Ready, set, go!
Tip 5: volg een training of cursus
Heb je al meerdere technieken geprobeerd maar kom je er niet uit? Dan is een (online) training, cursus of webinar misschien wel iets voor jou. Vraag je manager of er e-learnings vanuit het bedrijf beschikbaar zijn, of dat je tijd vrij mag maken om een cursus te volgen. Ook zijn er genoeg TED-talks en andere YouTube-videos te vinden over timemanagement. In het lijstje (ik kon het niet weerstaan!) onderaan de blogpost vind je mijn kijk- en leestips.
Conclusie
Hopelijk heb jij nu een paar nieuwe tools om jouw timemanagement skills naar een hoger niveau te tillen. Mijn advies: wees niet te streng voor jezelf en neem de tijd om een methode te vinden die bij jou past. Houd je agenda en to-do lijstje zo leeg mogelijk en plan altijd een buffer in voor taken die onverwacht jou kant op komen. Zo voorkom je onnodige stress en ben je altijd (in hoeverre dat kan) voorbereid. Probeer de tips ook in je persoonlijke leven toe te passen. Op die manier krijg je stukje bij beetje de controle terug over de dingen die voor jou belangrijk zijn.
It’s not me, it’s you: is de werkdruk toch te hoog om er met jouw eigen inzet uit te komen? Ga dan in gesprek met je leidinggevende. Om hulp vragen is misschien een moeilijke stap, vooral als je net bent begonnen met werken. Toch is het beter om tijdig aan te geven waar je tegenaan loopt. Of is het misschien toch tijd voor een andere baan? Dan weet je ons te vinden.
Kijk- en leestips
Behoefte aan tips van experts op het gebied van timemanagement? Ik heb hier mijn top 3 voor je samengesteld:
- Laura Vanderkam (expert in timemanagement) geeft in haar TED talk praktische tips hoe je meer tijd kunt creeëren voor de dingen die voor jou belangrijk zijn, in de tijd die je hebt. Bekijk ‘m hier.
- Leesvoer voor op vakantie: Essentialisme van Greg McKeown. Dit boek geeft je de tools om de stroom van informatie die op je afkomt terug te draaien naar alleen het essentiële: wat is er nu echt belangrijk?
- De Podcast Psycholoog heeft een aflevering over aandacht en concentratie die je onderweg (of tijdens het afwerken van je to-do-list) kunt luisteren. Hoogleraar cognitieve psychologie Stefan van der Stigchel gaat in gesprek over hoe je de controle over jouw aandacht terugpakt. Luister ‘m hier.
